導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理系統，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

紙質檔案的管理對空間有著極大的需求，一般都會儲存在檔案室里面，這對檔案室的環境有著很高的要求，也占據了較大的空間。而且紙質檔案的管理需要專門的人員進行監察，也需要定期的進行維護，極大的增加了檔案管理者的工作量。

2環境因素

紙質檔案在保存過程中，極易受到潮濕、蟲蛀、高溫影響。各種因素的作用會導致紙張易碎、模糊、損壞，降低紙質檔案保存壽命，對紙質檔案的真實性與直觀性造成了較大的影響。

3其他檔案載體的發展

由于信息化技術的普及，電子檔案開始越來越廣泛的在檔案管理工作中進行運用，對傳統的紙質檔案形成了較大的沖擊，對紙質檔案的發展有著很大的制約作用。

二、電子檔案的優點與缺點

1電子檔案的優點

1.1提高效率

隨著計算機信息技術的普及，極大的提升了工作效率，也為工作人員在儲存、查找方面提升了速度，保證高效高質的查閱工作進度，也減輕了檔案管理工作人員的工作量。

1.2檔案儲存

通過電子檔案儲存系統，降低了檔案對于空間的需求，也保證了檔案儲存的完整性。檔案也不再需要擔心儲存過程中受到環境因素影響其保存壽命，提高了檔案的保存年限。

1.3保密性能

電子檔案儲存的載體是計算機系統，通過對系統進行加密措施，做好檔案的保密措施，沒有相關權限的人或者沒有得到授權的人，是無法進入電子檔案儲存系統的。

1.4提升工作質量

人為因素過多的介入，會直接影響檔案存在錯誤的概率。電子檔案很好的避免了這樣的問題，直接的提升了檔案管理工作的質量與利用率，保證了電子檔案的價值體現。

2電子檔案的缺點

2.1容易被人為篡改

計算機作為電子檔案儲存的載體，很容易受到管理人員、黑客技術、電腦病毒等因素對實際儲存的電子檔案進行拷貝、篡改，而且在篡改或者拷貝之后，往往不會留下痕跡，這導致我們對電子檔案的真實性與權威性有了很大的疑問。

2.2安全患

電子檔案作為信息數據儲存在計算機系統中，因為系統漏洞問題，極易導致黑客入侵系統，竊取、拷貝、篡改電子數據，這樣就會破壞電子檔案的保密性，給檔案管理工作造成了一定的影響。

2.3缺乏管理制度

計算機信息存儲技術目前還缺乏較為有效的管理制度，不同的地區、不同的企業對檔案的管理系統也不一樣，對檔案的統一利用有一定的影響。

三、檔案管理系統的設計

1數據庫設計

為了滿足我國實際需要，一般采用全關系型GIS數據庫管理方式，這種模式的優點眾多，主要因為其升級投入過程不需要過多的資金，但是對其的應用相對較于純熟，缺點就是這種全關系型GIS數據庫管理方式的讀寫效率較低，但是值得推廣使用。

2數據掃描

檔案數據掃描是通過計算機控制相機進行攝影，這樣就能在保證掃描質量的前提下提升對于檔案數據掃描的效率，這種方式掃描可以將JPG圖片類文件轉化為PDF閱讀文件，這種PDF格式文件相較于JPG圖片文件更小，更有利于系統的存儲工作。

3自動入庫

傳統的檔案管理系統需要人工對檔案進行入庫封存，這樣增加了檔案管理人員的工作量。現階段檔案管理系統通過掃描，將文件格式轉化，將會自動存入相應的數據庫。

4安全性保存

數據檔案管理主要是對其做好保密措施，保證檔案能夠安全的保存，這樣才能切實的保障檔案數據的真實性與有效性。

篇2

0 引言

現階段，辦公自動化系統呈現雙軌制模式：在OA系統中傳輸的是數字化文件，但是在歸檔的時候仍然沿用的是紙質版的文件。紙質版文件在價值上和法律效力上確實存在很大優勢，但是數字化的文件也具有自身的特點和價值。企業在實現現代化管理的過程中，都面臨著如何將OA系統和檔案管理系統相銜接的問題。文中對于二者之間的關系做了簡要的闡述。

1 檔案管理系統和OA系統聯系

企業在進行文件和檔案管理的時候有兩種設計方式，一種是將檔案管理功能嵌入到OA系統中，在OA系統中實現文件和信息資源的歸檔、保存；第二種是分設兩個系統，并實現兩個系統的銜接，從而實現檔案信息和辦公自動化的統一管理。

現階段，OA系統中直接整合了檔案管理的情況比較少，無法實現OA系統的嵌入式管理是因為：將檔案管理功能嵌入到OA系統中缺乏實用性，不能靈活動態的跟企業檔案信息資源的發展情況進行對接；同時辦公自動化中的檔案管理部分只能滿足通常的文書檔案要求，不能實現對圖紙、聲像等一些特殊檔案的管理；在OA軟件開發的過程中開發公司就重點關注了企業流程管理部分，忽略了檔案管理的內容，所以OA系統在功能上存在欠缺，在OA系統中的檔案管理模塊明顯存在著數據的安全性和真實性方面的缺陷[1]。

因此，多數企業還是實行檔案管理系統和辦公自動化系統分開處理的模式。

2 實現OA系統和檔案管理系統有效銜接的方法

2.1 保持二者登陸賬號一致

現階段，在大多數企業中OA系統和檔案管理系統都有自身登陸界面，因為權限的不同又分別設置了不同的賬戶以及密碼。筆者認為要想實現OA系統和檔案管理系統的有效銜接就必須保持兩個系統之間的賬戶和密碼的一致。雖然每個系統的用戶權限不同，但是畢竟辦公自動化系統是檔案管理系統的母系統，兩者之間應該保持權限一致，可以將辦公自動化里的權限表復制到檔案管理系統里以實現賬號的一致性[2]。根據檔案管理系統的獨立性，賦予檔案系統相應具體權限，以實現賬號同步、一次性進入的目的。

2.2 通過一個接口實現數字信息的收集和存檔

就文件的使用周期看來，文件資料到檔案資源是個動態的、相互銜接的過程，檔案資源的質量直接取決于電子版文件的質量，這種情況客觀上需要兩個互相聯系的獨立系統來完成，在組織制度和操作程序上互相配合，實現兩個系統的完美銜接。因此，要實現OA系統和檔案管理系統的有效銜接亟需開發一個可以便捷準確的將OA系統中數據傳輸到檔案系統中的接口。利用這個接口實現OA系統中文件數據向檔案系統的傳輸[3]。

2.3 把握好物理歸檔的時間

通常情況下，為了提高辦公自動化的效率，將電子文件長時間存儲在OA系統中是合適的，同時為了確保電子文件的真實性、完整性和有效性，減少系統在線帶來的電子文檔的風險，應制定合理的文件歸檔的時間節點。在OA系統中設置的都是邏輯上的歸檔環節，只是將電子文件進行歸檔標記，實質上還存在于原服務器上。如果不能制定合理的歸檔時間，會給檔案管理工作造成很多麻煩。如果OA系統和檔案系統的服務器不屬于同一個網段，在進行歸檔操作時經常會引起死機，有的會嚴重影響OA系統所在服務器的速度，在這種情況下，只能請OA系統開發公司的技術人員定期為企業進行集中歸檔。

所以要制定好電子文件歸檔的時間，完整及時的將電子文檔轉換成檔案資源，只有這樣才能確保檔案信息的真實性和安全性[4]。

2.4 檔案管理人員做好文件存檔的跟蹤管理

企業檔案管理人員必須做好對電子文件的研究、出臺、存儲和銷毀全過程的跟蹤監管，對于電子文件流動全程做好系統監控和跟蹤記錄。只有檔案工作人員做好文件資料的全程監管，才能保證電子公文存檔時的安全和規范，確保電子文件從辦公系統到檔案管理系統的順暢流轉，實現企業辦公自動化和檔案管理工作的一體化[5]。

3 結束語

現在辦公自動化系統正由傳統的雙軌制模式過渡到單軌制模式，也就是用系統中通行的電子形式的文件徹底取代紙板文件的流通方式。現階段，在企業主流的管理模式中，通常采用的是OA系統和檔案系統相結合的模式，實現二者的有效銜接，最終實現企業管理的一體化。

參考文獻：

[1]張東.檔案管理系統與OA系統的關聯問題研究[J].廣東檔案，2011，04（12）：16-17.

[2]馮雯.淺析OA系統與檔案管理系統的數據交換形式[J].陜西檔案，2011，03（21）：25.

篇3

電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統一在OA系統中；其二是采用專業的檔案管理系統，并將兩者做無縫的鏈接，已達到文檔一體化和規范的檔案管理水平。

在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：

第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據檔案業務管理的發展進行持續的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業所產生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數據庫中的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累很快數據庫就會出現不能支持系統的情況；第四，由于OA專業軟件公司的主要開發文件的流轉過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現在PDM軟件供應商，PDM的軟件供應商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式。

二、檔案管理系統與OA系統的實施順序

但是企業在信息化建設過程中應該先上檔案管理系統還是先上OA系統呢?或者是兩者同時上呢?筆者認為，檔案管理系統應該提前于OA系統建成。

首先，對于大多數企業而言，兩個系統完全可以分開實施，待OA系統運行穩定之后在進行兩個系統之間的接口工作。大多數企業的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規模稍大的企業來講，每年的實物檔案(榮譽檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進行系統的管理。而OA系統中產生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統建成之后再進行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進程都要等著文書檔案的前期電子化進程完成之后再進行，無意中浪費了時間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統紙質檔案管理轉化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規則后，用軟件對文書檔案進行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復雜的當數科技檔案，科技檔案與企業的生產與經營息息相關(貿易型企業除外)，通常包含企業的核心技術，是企業中最受重視的檔案類型。科技檔案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業的PDM系統和ERP系統，在具體整理時，還將細分為基建檔案、設備檔案、產品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業的內部(如各個分廠之間)傳統的紙質科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統一規范起來進行數字化的管理將更是一個比較漫長的過程。

篇4

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

近年來，隨著企業信息化的快速發展，數字化設計技術在產品研發中得到了廣泛應用。在數字化設計和管理的過程中產生了大量電子數據，加強電子數據的管理和利用已成為企業檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業迫切需要一種全新的管理模式，來管理產品研制中產生的電子數據和電子文件。 

1 現狀分析 

1.1 PDM系統 

產品數據管理（PDM）以軟件為基礎，是用來管理與產品相關的所有信息（包括零組件信息、產品結構、設計文件、權限信息等）和與產品相關的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術。企業PDM系統采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統應用推進，與產品設計、工藝相關的全部電子數據均已納入PDM系統進行了管理，如外購件、自制件、設計圖紙、電路板原理圖、工藝規程等數據。 

1.2 檔案管理系統 

檔案管理系統是應用信息技術，通過建立統一的標準，實現對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統。企業目前的檔案管理系統使用的是金航數碼公司開發的蘭檔案管理軟件，歷經多年系統建設和完善，不斷滿足企業檔案管理工作發展的需要。 

1.3 電子數據管理現狀 

在實施PDM系統后，產品研制過程中產生了大量電子數據。以往紙質文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數據的屬性信息還包括了大量的記錄該數據和其他實體間的關聯信息（如各數據之間的裝配關系、替代關系等）和過程信息（如數據從產生到歸檔的整個過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內容發生了巨大變化，對電子數據實施全過程管理就顯得越發重要。 

目前，企業電子數據歸檔管理過程中還存在如下問題。 

PDM系統和檔案管理系統軟件來自不同的供應商，所使用的系統架構和開發技術不同，使得兩個系統之間相對獨立，缺少統一的信息表達和交換格式，缺乏信息資源的共享和數據互通。 

檔案管理系統中的數據雖然來自PDM系統，但由于系統間沒有集成，檔案人員需要將電子數據轉換成紙質文件后在檔案管理系統進行手工著錄，存在數據歸檔滯后于PDM系統，同時需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產品圖樣數據時需要人為判斷條目之間的關聯關系，為保證數據的唯一性和規范性需要花費大量時間和精力，影響了檔案人員的工作效率。 

由于產品研發已實現100%數字化，部分產品圖樣數據由于無法轉換成紙質文件，尚未在檔案管理系統中實現著錄和管理。同時，電子數據形成過程中的元數據也只留存在PDM系統中。 

綜上所述，傳統的檔案管理模式已不適用于數字化產品數據的歸檔管理，通過建立PDM系統和檔案管理系統的集成實現產品電子數據在線自動歸檔已迫在眉睫。 

2 系統集成方案 

PDM系統和蘭臺檔案管理系統的集成是在不改變兩系統原有平臺技術架構的基礎上進行的，是一個單向的數據流動過程，即只需要將PDM系統上的產生并通過審批流程歸檔的產品數據及其相關信息傳遞到蘭臺檔案管理系統中。PDM系統與檔案管理系統集成采用中間庫方式傳輸歸檔數據，具體過程如下。 

2.1 PDM系統內部處理過程 

PDM系統根據集成需求，開發待歸檔數據處理程序，用于在數據歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，比如：設定并選擇歸檔時機、根據待歸檔數據獲取對應的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數據模板、進行數據推送等。 

2.2 接口中間表的維護、和運行 

接口中間表主要是在數據歸檔過程（即數據從PDM系統到檔案管理系統的過程）中發揮作用。該中間表主要在檔案管理系統方數據庫中建立、和維護。檔案管理系統在數據庫中創建供PDM系統訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統中使用該用戶進行中間表的操作，檔案管理系統只對該用戶分配對檔案數據庫中中間表的SELECT、INSERT權限。PDM系統只能讀寫約定的中間表數據，不能訪問檔案系統中其他數據表。 

2.3 檔案管理系統內部處理過程 

檔案管理系統根據集成需求，開發數據歸檔處理模塊，用于數據推送到中間表后在檔案系統中進行歸檔以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，如設定字段對應、PDM已歸檔數據的歸檔處理、執行分發流程等。 

3 系統集成實現 

根據本文所提出的PDM系統和檔案管理系統集成方案，PDM系統中的電子數據的歸檔流程設計如圖1所示。 

對Teamcenter的服務器端進行開發，在PDM系統中數據審批流程的檔案節點增加集成接口的handle，實現PDM系統歸檔數據傳遞處理。通過對ITK函數的調用，獲取待歸檔數據的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統調用中間表中的“全文服務器配置信息表”，獲取到檔案服務器FTP的連接參數，將電子文件放到檔案服務器的臨時目錄中，該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。 

PDM系統采用SOA JAVA開發技術調用Teamcenter函數將待歸檔的數據條目信息寫入到中間表的技術資料主表（pdm_main），關聯關系表（pdm_relation），分發路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

檔案主管在檔案管理系統中查看中間表中的數據，將數據遷移到檔案系統中的產品型號的各個節點下，并將條目對應的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中，整個事務執行成功后，更新中間表中的接收時間，設置接收標記accepttag為“已接收”。 

4 結 語 

在對PDM系統和檔案管理系統中產品電子數據管理現狀分析的基礎上，本文針對企業產品電子數據歸檔過程，提出PDM系統和檔案管理系統的集成方案，確保電子數據歸檔的及時性、準確性和完整性，優化產品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進企業信息化的發展。 

主要參考文獻 

篇5

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設的意義

加快推進檔案信息化、檔案管理現代化，是全球信息化要求的必然結果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優質高效的服務。

1.2 研究目的

利用計算機網絡技術，以檔案館檔案信息化建設為中心，建立具有工作服務網絡化、檔案管理標準化、檔案資源安全可靠的數字化檔案館，并通過本檔案管理系統實現上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監控和指導，建立規范化的檔案業務管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業務流程的基礎上，實現檔案信息化系統的整個項目建設，即完成的系統設計內容有：檔案管理系統的規劃設計、系統的編碼、測試、軟件交付、驗收、維護。

2 檔案管理系統解決方案

2.1 檔案管理系統功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業務工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對各類檔案進行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關鍵子流程和業務活動。

（2）管理維護。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關鍵子流程和業務活動。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關的服務。檔案利用包括：借閱、歸還、統計、編研關鍵子流程和業務活動。

2.2 檔案管理系統總體設計原則

檔案管理系統設計原則是：總體規劃，分步實施，條塊協調，統籌管理，互聯互通，整合發展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網絡技術為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實現互聯、共享和利用。

2.3 檔案管理系統體系結構設計

根據檔案信息管理系統的工作實際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權限的用戶使用，因此，在系統中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統功能模塊設計

該系統使用的多個數據庫是分布式的、超大規模的、可互操作的。同時該系統設計了多種登陸權限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網絡用戶，按不同的授權提供不同權限的檔案管理服務。

2.4.1 檔案收集歸檔系統

檔案工作的起點是檔案收集，其具體內容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。

2.4.2 檔案管理維護系統

檔案管理維護系統主要負責檔案信息資源的整理、維護與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對收集來的檔案實物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進行整理、分類，同時進行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項基礎工作。

（2）檔案鑒定

系統自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關領導審批，返回審批結果；對審批后可以銷毀的檔案進行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。

1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設定范圍，當溫濕度超過設定范圍時，檔案管理系統進行報警；

2）圖形化統計：按年份、月份等條件統計溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統計

以統計數字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現象的特征和規律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業建設的方針政策和計劃，實行有效監督與指導的重要依據和手段。

1）統計方式

檔案統計、館藏統計、分類統計、交叉統計、按全宗進行統計、自動生成統計年報。

2）統計條件

檔案類別、著錄項、檔案庫類型等條件形成交叉統計。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個過程的最終環節，是檔案利用者通過檔案信息管理系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。

針對檔案利用，檔案管理系統提供如下功能：

1）實體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統

負責為檔案館的使用者提供檔案相關服務，主要包括：檔案信息、檔案查詢、借閱審批子系統等。

2.4.4 檔案信息安全系統

負責檔案管理系統的安全，主要包括：訪問控制（用戶權限）、信息加密、身份驗證等。

2.5 系統接口設計

通過系統接口，使檔案館OA系統產生的檔案數據進入檔案管理系統進行檔案歸檔操作，從而實現真正的文檔一體化。

2.5.1 系統接口實現內容

（1）實現檔案數據歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關的審批程序；

（3）在OA系統中發送提示信息；

（4）OA系統權限導入接口。

2.5.2 單點登陸

單點登陸技術解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業網絡內暢通無阻，自由訪問眾多的應用系統和網絡資源，提高企業的工作效率。

3 結語

在調查現有檔案業務管理機制的基礎上，采用結構化設計方法進行檔案信息化系統設計，充分利用計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術設計并開發出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數字檔案館建設的檔案信息管理系統。

參考文獻

[1] 黃朝輝.基于CS和BS結構的高校圖書館管理系統[J].松遼學刊（自然科學版），2002（3）.

篇6

檔案管理工作在新時期下，借助科學技術的優勢與功能，得到了質量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業中視為重點提高管理水平的對象，對檔案管理系統軟件的應用非常重視。實現智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統的優勢與功能，不但提高了檔案管理專業水平，同時還是得檔案資源受到安全保護，保證其數據信息的真實性、準確性、可靠性，使得檔案信息為企業l展與抉擇方面發揮重要的參考作用。

一、檔案管理現狀

在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業中均已借助高科技的力量來推動發展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

然而由于很多企業中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環節出現差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發公司共同針對此種現象進行更深一步的研究，經過不斷努力研發出一項具有專業性質的檔案管理系統軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優點。基于此，我們更應該對檔案管理系統軟件的優勢及功能加以了解。

二、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢

1.提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

2.能夠更好地開發檔案內容信息

應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

3.更好地實現檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

三、專業性檔案管理系統軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。

2.發文登記

可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統可以按年度自動對發文進行編號；發文登記之后，可打印發文登記簿，發文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也可以分期分批統一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。

3.組建檔卷

可依據本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機構（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機構（問題）”分類法、“年度―保管期限―機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對檔案管理系統軟件中的各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。

篇7

中圖分類號：TP392 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2011) 22-0000-01

Disaster Tolerance System Building in File Management System

Sun Feng

(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)

Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.

Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication

一、容災系統的定義

世界上不可避免會發生各種各樣的災難。在這里，災難的定義主要是指自然的和人為的災難，包括系統硬件、網絡故障、機房斷電甚至火災地震。隨著人類對計算機的依賴越來越強，計算機中的數據在人類的各種活動中起著越來越重要的作用。甚至可以說，丟失了計算機中的業務數據，就失去了生存的基礎。容災系統，指的是利用各種計算機技術，實現災難條件下系統的業務安全。從技術上看，衡量容災系統有兩個主要指標：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了當災難發生時允許丟失的數據量，而RTO則代表了系統恢復的時間。RPO與RTO越小，系統的可用性就越高。

二、容災系統的應用

（一）容災系統的級別。大體上講，容災可以分為三個級別：數據級別、應用級別以及業務級別從對用戶整個業務連續性的保障程度來看，它們的高可用級別也逐漸提高。數據級別容災的關注點在于數據，即災難發生后可以確保用戶原有的數據不會丟失或者遭到破壞。其中，較低級別的數據容災方案僅需利用磁帶庫和管理軟件就能實現數據異地備份，達到容災的功效；而較高級的數據容災方案則是依靠數據復制工具，例如卷復制軟件，或者存儲系統的硬件控制器，實現數據的遠程復制。數據級別容災是保障數據可用的最后底線，當數據丟失時能夠保證應用系統可以重新得到所有數據。應用級容災是在數據級容災的基礎上，再把執行應用處理能力復制一份，也就是說，在備份站點同樣構建一套應用系統。它能提供不間斷的應用服務，讓服務請求能夠透明地繼續運行，而感受不到災難的發生。用戶構建了數據級容災和應用級容災都是在IT范疇之內，然而對于正常業務而言，僅IT系統的保障還是不夠的。用戶需要構建最高級別的業務級別容災。業務級容災的大部分內容是非IT系統，比如電話、辦公地點等。因為當一場大的災難發生時用戶原有的辦公場所都會受到破壞，用戶除了需要原有的數據、原有的應用系統，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業務。

（二）容災系統的技術。在建立容災系統時會涉及到多種技術，一類是生產站點與冗余站點的互聯技術，一類是進行遠端數據復制的遠程鏡像與快照技術，還有一類是新興的可實現容災的存儲虛擬化技術。由于容災涉及到生產站點與冗余站點，因此將它們連接的互聯技術在容災中十分重要。目前，生產站點與冗余站點之間的連接主要有兩種方式，一為光纖通道，二是IP互聯技術，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。數據鏡像即把磁盤（或磁盤子系統）中的數據完全復制到另一磁盤（或磁盤子系統）中，數據在兩處的存儲方式完全相同。數據鏡像首先應用于本地操作，由于容災對距離的要求，便發展成為遠程鏡像技術，即生產站點與冗余站點的數據存儲方式一致。快照是某時間點磁盤系統中數據的掃描（類似一種數據指針集合），它不包含所有數據信息，但是用戶通過快照與時間信息可以完全得到該時刻的完整數據。存儲虛擬化為容災提供了一種靈活的解決方案，原因在于虛擬化方案在“虛擬”的各類設備之間可以實現容災功能。

三、現有檔案管理系統中的容災建設

檔案信息是人類知識的結晶，具有不可估量的價值。隨著檔案信息化水平的提高，國內檔案機構已經大量采用計算機進行檔案信息的管理，也取得了災容系統的建設經驗。檔案信息管理的容災系統目前主要采用下列方式：

（一）數據級別。災難發生后可以確保用戶原有的數據不丟失或者遭到破壞。如采用離線（Off-line）。備份系統，把數據備份到磁帶上去，目前的新技術有LAN-free、Server-free等，這種方式恢復時間比較長，但投資較少。主要是中小型檔案機構使用，特點是檔案系統用戶較少，恢復時間要求不是太高。

（二）應用級別。采用在線（On-line）備份，也稱數據復制，即同步數據備份數據，恢復時間非常短。主要采用遠程備份，把檔案系統的數據和應用存到異地，如遇突發事件，就可以依靠異地系統馬上恢復數據并啟動應用。目前主要應用于建立了網上在線檢索系統的專業檔案機構。

（三）業務級別。不僅考慮數據的恢復，同時要求除了需要原有的數據、原有的應用系統，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業務。主要針對特定的不允許發生故障的檔案系統，如國防、軍工等特殊部門。但是，由于資金、人員和技術方面的各種原因，很多檔案機構對災容系統建設的重要性認識不足，或者沒有建立這樣的系統，或者雖然建立了，但是對其重要性缺乏認識，災容系統變成了擺設，這都將導致不可估計的嚴重后果，必須引起注意。

四、檔案管理系統中災容系統建立的對策

（一）主觀上重視。一些用戶往往對冗余站點存在不夠重視的情況，因為災難發生的概率實在太小了。然而，關鍵業務需要容災方案來保障其高可用性，容災方案及維護成本與受保護資產相比微不足道，數據丟失造成的損失是容災方案成本的數十倍。

（二）要考慮本單位的運行實際。容災系統首先涉及到眾多技術以及眾多廠商的各類解決方案。性能、靈活性以及價格都是必須考慮的因素，更重要的是，檔案用戶需要根據自己的實際需求量身打造。當用戶考慮構建容災站點時就必須把所有的情況都考慮進來，“選擇適合自己的”是構建容災方案的一條基本準則。

（三）做好日常維護。要一如既往地做好繁瑣的日常維護工作，有些看似無關緊要的小事情在關鍵時刻會影響整個災難恢復過程。容災系統仍然是一種在線解決方案，人為因素仍會影響數據安全，用戶需要做好基本的備份工作。即使構建了先進的容災系統，也不能高枕無憂。業務連續性是個無止境的話題，需要經常對現行容災方案的可行性進行評估和實地演練。

參考文獻：

篇8

1、防雷裝置檢測檔案管理系統構建的目的

防雷裝置檢測檔案管理系統的構建主要是為了解決防雷檢測管理業務信息化、網絡化的應用，使整個檢測檔案管理業務更加的規范化、管理流程更加的有序，提高管理的效率從而推動工作效率，并對數據信息統一格式，實現資源的共享，保證信息的及時、有效的傳輸，并通過各種信息的分析和比較使領導可以做出更加高效的決策，從根本上提高防雷檢測檔案管理的水平。防雷檔案是防雷中心不可或缺的重要資料，其內容與管理對于中心領導和管理、工作人員有著重要的作用。一個好的防雷裝置檢測檔案管理系統不僅需要具備大量存儲檔案等相關信息的功能，也需要具備簡單、方便、快捷的信息查詢功能，另外還需要一定的統計功能即需要對系統中的有關信息加以統計，以便工作管理人員可以最高效率的對信息做出分析。同時該系統還需要具備可以直接將信息頁面打印下來的功能，也是以工作效率作為主要的目標。由于外部環境或者工作人員的原因，該系統在實際的應用中可能會出現一些問題影響系統的實際應用，并對于實際的工作造成一定的負面影響，因此，在防雷裝置檢測檔案管理系統的構建時也應該考慮到系統的維護功能。

2、防雷裝置檢測檔案管理系統構建的必要性

由于實際工作中使用word、excel等普通辦公軟件對歸檔資料的錄入，編輯打印清單，存在很多重復操作的地方，降低了工作效率，而防雷裝置檢測檔案管理系統構建可以有效的避免這些問題的發生，提高工作的效率。該系統的構建可以適應當前的科技發展和社會的需求，提高工作效率、管理的水平和能力，一定程度上降低投入成本。隨著社會經濟的不斷發展和防雷工作的日益成熟，檔案資料也在逐漸增多，由于之前的防雷裝置檢測檔案管理系統未隨著時代的進步而做出改變，管理方式存在著許多的缺點和問題，因此，防雷裝置檢測檔案管理系統的構建主要就是針對這些缺點和問題做出一定的改變。

二、防雷裝置檢測檔案管理系統的構建的主要內容、技術方案和進度安排

（一）主要內容

根據本單位防雷業務的實際情況，為防雷業務檔案歸檔制作一個防雷業務檔案管理系統，該系統主要包括以下功能，數據錄入功能、查詢功能、統計功能、打印功能、維護功能等等，詳細的功能要需求分析和反饋維護后確定。

（二）技術方案和進度安排

1、第一階段

需求分析階段，針對對防雷裝置檢測檔案管理檔案系統功能對于相關工作人員進行問卷調查，并分析統計調查結果，以分析出其所需要具備的功能，根據調查結果顯示，以上描述的功能是不可缺少的的，因此在防雷裝置檢測檔案管理系統的構建是應該將這些功能都囊括起來，以便符合用戶的需求，使用戶有更好的體驗。

2、第二階段

2.1開發工具

Visual Studio2010、微軟組件.Net FrameWork4.0、Microsoft SQL Server數據庫

2.2運行環境

硬件環境：PC486以上的機型

軟件環境：Windows 2000/XP/2003/Vista/Win7等多種操作系統

2.3功能概括

數據錄入功能、查詢功能、統計功能、打印功能、維護功能。

2.4數據庫的建立

利用VS2010自帶的可視化數據管理工具建立數據庫文件，數據庫中的字段主要有檢測單位的信息以及數據。

2.4程序設計

2.4.1程序設計思路

為了是數據的錄入更加的簡單直觀，需要將各種檢測報告制作出Word或者Excel，以便數據可以簡便的錄入、查詢和打印。調出OFFICE完成打印。

2.4.2程序設計步驟

啟動VS建立EXE文件，并設置caption屬性為防雷裝置檢測系統，并新建OLE1對象控件，將做好的檢測報告Word和Excel插入到對象控件中（可以將檢測報告合并在一個文件中），在對象控件中插入控件ListBox1，主要是為了選擇檢測報告。將caption屬性加以設置改變。最后就是程序的編碼過程。

3第三階段

3.1系統試用

即將防雷裝置檢測檔案管理系統進行初步的運行，看其功能是否全面，是否符合用戶的需求，并且對于防雷裝置檢測檔案管理系統在運行時出現的一系列問題作出反饋，以便技術人員加以維護，進行系統的完善和優化。

篇9

2我國電子檔案管理的現狀

目前在我國，檔案管理工作已經開始廣泛應用電子信息技術，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點。即過于依賴計算機，存儲系統存在分離性以及電子檔案管理的不穩定性等。首先，過于依賴計算機在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計算機為主要的存儲介質與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計算機才能實現有效管理的，而并非用傳統的紙質介質進行管理使用。若沒有計算機，電子信息就無法保存、管理以及應用。為此，當前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計算機才能進行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規律的數字編碼來實現的，當要使用電子檔案時，還必須要借助計算機來進行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統與結構是存在分離現象的。第三，電子檔案是借助于計算機才實現有效管理的，并通過網絡來傳遞信息，實現資源共享。而由于計算機與網絡系統自身的不穩定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網絡病毒侵害，或者因為計算機自身硬件問題導致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統帶來了很大的不穩定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統在運行中還存在著一定的問題，例如對傳統紙質檔案管理工作的摒棄，只是大力發展電子檔案，而忽視了傳統紙質檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進，促使其更好的實現現代化發展。

3實現電子檔案管理系統

現代化發展的措施我國對電子檔案管理系統的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實現電子檔案管理系統的現代化發展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進行改善以及妥善的解決。下面筆者結合自身經驗，提出了一些改進的措施，具體內容如下：

3.1加強電子檔案的分類管理

隨著社會發展進程的加快，電子檔案信息的數量越來越多，內容也越來越廣泛，為了使檔案資料發揮出最大的價值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統一規章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強管理與約束，防止信息泄露問題的發生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網絡系統的安全性

電子檔案管理系統不但借助了多項電子設備，還利用了網絡傳播技術，網絡傳播的速度比較快，實現了電子檔案的共享，但是網絡系統的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權限管理工作，還要健全監督機制，避免不法分子竊取保密檔案現象的發生。檔案管理部門的領導者要加強網絡安全建設，極大資金的投入，還要引進安全防盜技術，定期對計算機殺毒軟件進行更新與維護，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內部監管力度，加強對員工的管理，做好內部控制工作。

篇10

【關鍵詞】

網絡環境；高校檔案管理系統；網絡管理

在當前網絡環境下，隨著我國高校的擴招，高校辦學規模不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統意義上的檔案管理在如今環境下影響了檔案管理工作效率的進一步提高。在這樣的背景下，經過大量的調查研究、實際考察，初步實現網絡環境下高校檔案管理系統的設計與實現。

一、當前我國高校檔案管理系統的現狀

我國很多高校檔案管理已經實現了大量數據檔案信息數字化，在保護檔案、提高檔案利用效率上有了很大進步，但這些基本上都是使用獨立數字化系統實現的，并沒有與現有檔案管理系統相結合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統，相比網絡環境下其他信息系統建設，檔案管理系統還存在很大不足，其主要表現在以下幾個方面：1.管理范圍窄：多數高校檔案管理系統對于檔案信息管理只是實現到了目錄級別，對于電子信息檔案文件無法很好地進行有效管理，歸檔功能實際上只是單純數據錄入。2.維護成本高：高校檔案管理系統大多使用C／S模式應用系統，需要安裝專用客戶端應用軟件，對于軟件硬件環境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統版本，一旦用戶計算機出現軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統，這樣維護工作量和時間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統還存在權限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們在設計高校檔案管理系統時重點注意。

二、網絡環境下高校檔案管理系統的設計

在具體設計中，主要采用面向對象和面向過程相結合的設計方法。首先，將系統分解為若干個具有某種聯系組成功能模塊。其次，對每一個功能模塊采用面向對象設計的方法，以數據為中心進行程序設計。

（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統設計過程中，一般采用“上下結合、分級編制、逐級匯總”程序進行。最大限度使程序和數據相對獨立，應用軟件與計算機硬件相對獨立，以便于系統擴充和檔案信息資源共享，也便于系統移植。通過分析，我們預計將網絡環境下高校檔案管理系統劃分為以下幾個功能模塊：系統初始化、數據錄入、數據查詢、數據統計、數據打印、借閱管理、成績交流、系統維護及幫助等功能。

（二）數據庫設計。高校檔案管理系統模塊劃分以后，需要將各種存放數據類型進行分析分類，各類數據的結構形式需要轉換為適合于管理系統所依賴計算機存儲數據結構，這就是我們所說的數據庫設計。數據庫設計是整個系統數據處理成功的重要保障。在整個數據庫設計中，既要遵循數據庫設計原則，又要考慮數據庫需要的數據處理平臺，還要重點研究數據庫的安全性。由于數據庫中存放著檔案管理中的大量數據，在網絡環境下數據庫為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。

三、網絡環境下高校檔案管理系統的實現

在系統進入實踐測試階段，高校應該根據自身實際情況、獨特系統要求來制定系統數據結構，這樣各個高校可以制定具有自身特色的檔案管理系統，其中包括編輯目錄格式和報表打印。檔案分類要在國家對檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統要支持多媒體對數據的管理以及對數據存儲，例如圖像數據的壓縮處理與存儲，各類電子文檔存儲等。就網絡環境下高校檔案管理系統的功能來說，特點：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級管理的模式，設置訪問權限，來保證數據庫的安全。第三，檔案信息數據查詢要有多樣性，因為數據分類的多樣性，要求系統的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統管理的正常有序的運行。

四、結語

在當前網絡形勢下，采用高效檔案管理系統對檔案信息進行管理，一方面可以進一步提高工作效率，另一方面也可以實現檔案的長久保存、統計和查詢，有利于發現檔案信息中有價值的信息，有利于為重大決策提供數據支持。在網絡環境下高校檔案管理系統的實現會為我國高校檔案管理水平的提高做出貢獻。

作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學

【參考文獻】

[1]安聰娥.從高校評估談高校檔案管理的發展趨勢[J].農業圖書情報學刊，2006：32-34.

[2]張鳳麗.淺析高校檔案管理的現狀與對策[J].中國農業大學學院學報，2007，103-105.