導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇會計檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

沒有按規定收集與會計核算有關的資料（例承包協議書、工程項目決算書、銀行對賬單等），每個年度終了，沒有及時將會計憑證、會計賬簿、會計報表收集齊全。有些村甚至連工程結算票據、出納現金、銀行存款結賬單都沒有收集。

（二）資料隨意處置

沒有按會計檔案資料的不同形式，不同保管期限進行分別裝訂立卷、造冊。有些村甚至沒有對會計憑證、會計賬簿、會計報表裝訂成冊，而是用報紙包一下，或用線捆扎一下，放置在紙箱或蛇皮袋里。

（三）移交手續不全

會計、出納在辦理移交手續時不夠嚴肅，不夠規范。從筆者審計過程中發現的情況來看，無論是村級財務賬還是村辦企業賬無不例外地只根據資產負債表列出單子辦理所謂的移交財務手續，而應該移交的會計財務憑證、會計財務報表賬簿以及其他相關的會計核算資料并沒有辦理移交。我們知道，會計結算是依據與經濟業務相關聯的原始憑證結算的，如果沒有原始憑證、會計賬冊、就不能正確判斷所移交資料的真實性、合法性、有效性。

二、加強農村的會計交接管理制度化建設

依據我國相關部門出臺規定的《會計人員工作規則》，由于工作調動或因故離職會計人員，必須要與接替的財務會計人員辦理移交轉接手續，對于未辦理手續的不得離職。在離職前，會計人員必須將本人所負責的全部會計工作在限定的時間內交接清楚；接替的工作人員應認真接管前任會計移交的相關工作，并繼續辦理移交的未了事項。實際操作中須注意以下幾個方面。

（一）移交前須結清帳目

對于更好更快的辦理移交工作，需要對以下工作加強完善與改進：一是尚未填制的經濟業務但是已經受理的需要盡快填制完；二是尚未登記的財務賬目要登記完且在最后一筆余額后加蓋公章；三是整理好各項需要移交的資料，并對尚未完成的工作或需要繼續跟進的寫出書面材料；四是認真編制移交財務會計物品清單，詳細羅列應該需要移交的文件、現金、支票、公章以及其他物品等內容。

（二）移交過程中應有專人進行監察管理

在會計人員辦理交接手續時，必須有監察管理人員負責監交。移交人員需按照移交清冊逐項清交，接替人員要清點、核查、驗收。為了保證移交工作的順利進行，需要在移交過程中注意以下方面:一是現金、有價證劵的點交，要根據賬簿余額進行。保證庫存現金、有價證券必須與賬簿余額一致，若庫存現金、有價證券與賬簿余款有出入那么移交人員需在限定的時間內查清處理。二是確保會計憑證、賬簿、報表及其他會計資料的完整性，不得遺漏相關重要信息。如果發現缺少部分資料應立即查明原因，并用紅筆在移交清冊上注明，由移交人員負責。銀行對賬單應和銀行存款賬戶余額數目一致。總賬有關賬戶的余額要與各種財務物資和掌權財務的明細賬戶余額核對相符；非常時期，可以通過有合作關系的單位及個人進行核查或隨機選取個別賬戶與財務開銷情況進行核對。

篇2

1會計電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。（2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤。（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

2如何做好電算化會計檔案工作

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。（2）會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、收入支出表、支出明細表及各種附表、報表附注和決算說明等。（4）其他會計核算資料。屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

3財務管理信息化的必要性

篇3

二、對于醫院經濟管理中強化會計檔案管理工作的建議

（一）醫院領導要重視會計檔案工作

醫院領導要充分認識會計檔案管理的價值，高度重視會計檔案管理工作，將醫院會計檔案管理列入醫院財務部門和檔案室工作的重點來抓，經常深入進行督導檢查。

（二）要健全并且推動會計檔案管理

責任體制，按崗負責醫院會計檔案材料的存檔工作，必須由醫院的會計工作人員親自進行，需要在醫院財務部門合理設置一些專職或兼職的會計檔案管理員，出納人員不得越權或同時執行會計檔案管理工作，對于會計檔案要及時整理存檔，集中管理保持，方便今后可以進行查詢。

（三）完善補充會計檔案管理制度

應完善醫院會計檔案查詢、復制登記制度。首先必須堅強對會計檔案的保密措施，一般情況會計檔案在數量上為單份，故務必在會計檔案的復制和相關的查詢的過程中加強管理。當所被查詢的會計檔案查詢完畢，必須及時進行收回存檔，嚴格保證會計檔案內容的嚴密。

（四）加強對會計檔案銷毀程序的監管

在會計檔案的管理中，銷毀工作絕對不可馬虎，必須嚴格按照流程來，認真執行。對于會計檔案的保管工作，一般按照時限確定分為永久性保存和規定最低保存期兩類，只有未結清的債權債務原始憑證、其他未了事項的原始憑證這種情況除外，其余只要保存期滿的會計檔案可以讓醫院檔案室和醫院會計機構一起提出銷毀意見，并且要進行銷毀明細的編制，必須清晰的列出要進行銷毀的會計檔案的所有重要信息，其中包括要決定進行銷毀的檔案的名稱、所在檔案號，冊數、起止日期、所屬卷號、應保管和已保管時間、銷毀日期等，在經單位領導審查并批準同意后按銷毀流程嚴格執行。

（五）加強會計檔案的安全性建設

篇4

根據會計電算化相關管理規定，系統操作員均會按日、月、年進行數據備份。金融機構為確保電算化系統運行安全，甚至還構建了以省或行政區劃為管理單位的異地數據備份，歷史和當前數據備份均得到應有重視。但不同版本操作系統、數據庫軟件、電算化系統應用軟件及其升級補丁往往因缺乏有效管理而散落于各單位負責具體工作的軟件工程師手中，很少按規定要求歸檔保存。而對計算機等實物檔案更是缺乏檔案管理意識，不同時期的計算機、服務器等硬件設備，如可以運行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系統的計算機，一旦完成升級換代，大都作報廢處理。對數碼電子文件而言，失去了運行環境，讀取就存在一定困難，更難以作為證據加以有效利用了。

重電子文件歸檔形式，輕歸檔電子文件鑒定確認

當前，對會計數碼電子文件的歸檔通常是由產生數碼電子文件的部門向檔案保管部門提供會計核算系統年終數據庫數據備份光盤，或是將計算機（服務器）上所有涉及核算系統的文件刻錄到光盤上，雙方簽字后就算完成歸檔。只重歸檔的形式，而輕視歸檔電子文件的鑒定、收集、篩選、分類和確認，同時因各種會計電算化業務系統自動生成備份文件名，以滿足數據恢復的需要，因此，電子文件歸檔也無法按《電子文件歸檔與管理規范》歸檔時所要求的標準規范代碼進行標識和登記，所有這些，均可導致對一些毫無利用價值的數碼電子文件進行歸檔保存，形成資源浪費。

重電子檔案表面管理，輕電子檔案綜合利用

當前，會計數碼電子檔案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把諸如簡單編制一些電子文件目錄等工作稱之為電子檔案管理，加之電子檔案管理規定本身缺乏相關實施細則，如《電子文件歸檔與管理規范》要求電子文件歸檔一式3套，一套封存保管、一套供查閱使用、一套異地保存，但對這些電子檔案如何封存管理、如何查閱使用、怎樣異地管理等并無配套管理辦法。由于缺乏符合要求的保管設施，存有數碼電子文件的光盤等存儲介質隨意存放，致使一些存儲介質受損而無法利用。此外，因數碼電子檔案的綜合利用具有很強的系統依賴性，通常只能通過聯機方式檢索、查詢和利用與當前會計電算化系統同一版本的電子檔案，而對系統升級前的歷史數碼電子檔案，即使是按要求歸檔，但由于缺乏相應的運行環境而無法讀取，造成歸檔保存的數碼電子檔案形同虛設，無法利用，從而失去保存這些數碼電子檔案的價值和意義。由于歷史電子檔案在利用上的種種不便，實踐中很少被利用。

重行政公文電子檔案管理建設，輕業務系統電子檔案管理建設

政府部門、行政機關及大型企業集團因履職和保密需要，行政公文文書管理基本上已實現電子化和無紙化，行政公文文書電子檔案管理不僅繼承紙質檔案管理好的做法，而且通過開發和推廣應用電子檔案管理系統，使電子文件在歸檔、存儲和檔案檢索利用等方面更加顯示出紙質檔案管理無法比擬的優勢，得到良性發展。相反，會計核算等業務系統電子檔案管理因受系統復雜性、各系統間電子文件兼容性、系統依賴性等因素的制約，實現會計電算化以后，在電子檔案管理方面卻未有明顯起色。以人民銀行系統為例，其主要業務系統有會計、支付清算、征信、反洗錢、國庫、貨幣金銀、調查統計、賬戶管理、貸款卡、外匯、同城票據交換等，而這些系統因服務對象不同、處理信息內容不同，大都自成體系，操作系統、數據庫等運行環境也大相徑庭，加之受軟硬件系統更新換代、應用軟件升級等影響，客觀上造成各業務系統電子檔案在利用上的種種不便。但如從深層次和根源上找原因的話，歸結于一點，就是輕業務系統電子檔案管理系統建設，因缺乏有效電子檔案管理系統支撐，大量歷史形成的數碼電子文件已經成為一種擺設，造成嚴重浪費。

會計數碼電子檔案綜合管理利用的基本思路

檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，抓好會計數碼電子檔案的綜合利用，就抓住了數碼電子檔案管理之實。因此，應加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統升級后，計算機、服務器和數據庫等軟硬件實物均應與相應的數據備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質文件一同保管，增加系統透明度和可操作性。與此同時，那些過了時效的電子檔案，也應當妥善存檔，使其發揮應有作用，避免新產生的電子檔案重蹈覆轍，乃是當前會計數碼電子檔案管理的當務之急。

（一）構建具有非系統依賴的數碼電子檔案管理系統

要從根本上解決好電子檔案的利用問題，使其真正發揮備以查考、作為證據或依據的作用，實現其應有價值，必須構建具有非系統依賴的、具有較強通用性的數碼電子檔案管理系統。該系統可自成體系，也可在當前電算化系統中增加電子檔案管理模塊，以徹底擺脫電子檔案對特定系統的依賴。其基本思路是：不論電算化系統使用何種數據庫，在輸出電子文件時均應將其轉換為標準數據格式或通用數據格式的電子文件，以供電子檔案管理系統調用。以會計核算系統為例，因電子文件內容是數字、字母和漢字集合的數碼文件，歸檔時即可選用通用性較強的TXT文本文件。其他數據類型電子文件歸檔時亦應盡可能使用《電子文件歸檔與管理規范》所要求的通用數據格式，以及符合國際開放標準的其他數據格式，如PDF（ISO32000國際標準）等。當需要查詢利用歷史電子檔案時，即可讀取標準數據格式電子文件，解決電子檔案對特定系統的依賴問題。

（二）盡快研究建設非公文電子檔案管理系統規劃

針對目前公文電子檔案管理系統應用水平高、非公文電子檔案管理系統嚴重缺位的現象，行業主管部門應重視非公文電子檔案管理系統研究建設，組織通用非公文電子檔案管理系統的研究、開發和推廣應用。該系統應充分考慮電子文件的系統環境依賴性，研究并選擇通用性強、符合國際開放標準的數據格式作為存儲標準，由國家檔案主管部門或各行業主管部門以適當形式予以，以此統一電子檔案管理數據格式和應用平臺，推進通用非公文電子檔案管理系統建設。該系統應具有一定通用性，不得進行有改變和影響原電子文件的信息加工，并可輸出與紙質檔案內容相同的加密電子文件和紙質拷貝件，以便使用者作為電子檔案利用的依據。

（三）循序漸進穩步推進非系統依賴電子檔案管理系統建設

數碼電子檔案利用的系統依賴性決定了非系統依賴電子檔案管理系統建設不可一撮而就。首先，各行業主管部門應將該系統建設列入重要議事日程來統籌規劃，加強基礎研究，設定時間表，穩步推進。業務主管部門在對系統進行升級改造及新系統研發設計時，均應把電子文件歸檔、利用作為基本業務需求正式提出，以便在應用軟件設計、開發時通盤考慮。對現行業務系統已具備輸出標準數據格式功能的，如可輸出TXT文本等標準數據格式的，還應采取加密措施，通過制度加以規范。即在完成系統默認數據備份后，再按通用數據格式增加備份，收集資料，以便將來電子檔案管理系統利用。電子檔案管理系統的構建還可通過定期讀入歸檔電子文件的辦法，逐步實現電子檔案系統與在線應用系統的模擬鏡像，其區別在于，只查詢而不進行計算、統計等數據加工處理。通過移植歷史數據信息，最終實現電子檔案的實時查詢和有效利用，充分體現電子檔案的保存價值。

（四）重視信息安全管理，采用通用國際標準的加密方法

非系統依賴電子檔案管理系統采用通用和符合國際開放標準數據格式，在方便數據讀取利用的同時，也為篡改數據信息留下方便之門。因此，必須強化數據信息安全管理，以防電子文件在傳輸、復制、歸檔和利用等環節被篡改。以輸出TXT文本文件為例，可選用國際通用的MD5（信息摘要算法）加密，該算法可對一段信息（如TXT文件內容）加密，產生一個32位由數字和字母組成的信息摘要作為驗證碼，寫在TXT文本的末尾，如文件內容被篡改，系統驗證時就會產生與之不同的驗證碼，由此進行識別。而加密后的TXT文件仍然像加密前一樣，可讀、可顯示，有效防范文件被篡改，確保電子檔案安全利用。

（五）充分發揮計算機信息管理優勢，實現電子檔案利用便捷化

電子檔案管理的最大優勢就在于可最大限度地發揮計算機在信息管理方面的優勢，改變紙質檔案的人工查閱模式，實現電子檔案的聯機實時查詢和綜合利用，提升查詢效率。通過構建非系統依賴電子檔案管理系統、做好數據移植等措施，經過一段時間的努力，完全可以實現電子檔案信息的在線實時查詢，實現電子檔案查詢、利用的便捷化。只有電子檔案查詢效率高了，利用更加便捷了，才能徹底動搖電算化條件下紙質會計檔案仍占主導地位的尷尬局面，充分體現電子檔案的保存意義和保存價值。

篇5

【關鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整

目前大部分高校雖已經實現了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統的正常工作。

3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識,又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視,有的高校甚至讓非專業人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付,檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。

二、加強高校會計電算化檔案管理的對策

(一)強化領導會計檔案的管理意識

各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案

管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。

(二)提高會計檔案管理人員的業務素質

會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養,進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業務素質,使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。

(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:

1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。

4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制

度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監督操作系統;要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案,均不得銷毀。

7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。

8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。

9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。

隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統,以充分實現會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數據安全完整的關鍵環節,也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。

【主要參考文獻】

[1]財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.

篇6

會計檔案數字化管理在實際使用中最為明顯的優勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機設備和各種網絡技術進行數據錄入、傳送和存儲的，所以，在數據信息的更改、修正、復制和重置等一系列相關處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數字化存儲磁介質自身的特點，使得會計數字化檔案的體積盡管很小，但其數據容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數據信息。會計數字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實現會計檔案信息資源的資源共享。

由于會計檔案數字化管理是建立在會計檔案的數字化建設、網絡化建設基礎之上的，強大的網絡體系使得會計檔案數字化管理很方便地就可以實現會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據系統所提供的用戶權限，就可以通過網絡順利地直接訪問會計檔案數字化管理資源庫。用戶可以根據自己的需要進行會計檔案信息資源的各種查詢、調檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關利用，從而實現了會計檔案信息資源的共享共用。

二、會計檔案數字化管理的措施

1.實現內部、外部、物流和資金流會計檔案的數字化采集與處理。

對于單位內部會計檔案的數字化采集和處理，由于僅限于單位內部數據的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應的會計數字化管理軟件進行原始單據和憑證的數字化收集與處理。對于單位外部會計檔案的數字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關上級管理機關之間的會計數據信息交換與傳送，因此，需要進行嚴格的會計檔案數據信息數字化采集與處理，目的是為了實現會計檔案數字化數據的順利傳送與交換。對于物流環節的會計檔案數據，在數字化采集與處理過程中，可以充分利用先進的數字化識別技術，如OCR圖像識別技術和RFID無線射頻識別技術，以及物聯網技術等現代化的技術方法，將其存儲于會計檔案數據庫中。

2.建立會計檔案數字化管理的標準和原則。

通過會計檔案數字化管理信息系統對內部、外部、物流和資金流會計檔案進行數字化采集與處理后，為保證會計檔案數據信息統一規范，便于數字化管理，還需要制定統一的會計檔案數字化數據標準，便于數字化會計檔案數據信息的自由統一交換與和傳遞。會計檔案數字化數據標準的基礎是確保會計檔案數據信息的真實性、原始性和實用性。真實性是要確保會計檔案數據與內容的真實可靠，因為數字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進行了改變，它所反映的檔案內容是不應有任何變化的。原始性是指有時用戶需要具有原始性特征的會計檔案，需要通過數字化手段保留下會計檔案的原貌狀況，確保會計檔案數字化數據和信息經得起真偽辨識，以及對數據和文字信息的校勘，最終確保處理和存儲的會計檔案數字化數據信息內容與原件相互對應與吻合，防止出現數據信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會計檔案網絡報銷系統。

網上報銷系統是基于互聯網或各類單位內部網絡的實時在線報銷系統。這種系統的優勢是將紙質的簽字和審批形式轉換為網絡化的審核形式，它的最大優勢，一則可以實現現代化管理。會計原始單據報銷實現網絡化管理，便于利用計算機和網絡進行數字化數據采集和處理，便于進行數據統計與計算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計報銷流程，可以極大地節省報銷人和各級相關審核領導用于報銷流程的時間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內容的快速查詢，也便于相關管理人員對于會計報銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計檔案數據的準確性。這是由于網上報銷系統將所有已經通過審批的會計報銷數據信息導入到財務處理模塊，實現了與主流財務系統的無縫對接，因此，可以確保會計報銷數據的準確性。

4.建立會計檔案數字化管理系統。

會計檔案數字化管理系統是由若干子系統組成的，包括會計檔案管理子系統、智能核算信息轉換子系統、數據光盤生成子系統和檔案數據獨立查詢子系統，他們分別具有檔案案卷管理、財務文檔管理、財務數據轉換、報表數據轉換、固定資產數據轉換、生成數據光盤、生成存儲數據和檔案查詢等主要功能。通過核算數據轉換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時期，以及采用不同的會計檔案管理方式所帶來的歷史數據整合，從而保障各種會計檔案數字化信息資源在系統中得以體現和反映。會計檔案數字化信息數據庫，可以將紙質的會計檔案數據信息轉化為會計檔案數字化管理信息系統中的數據信息，并通過采用權限設置、密碼保護和身份驗證等保密措施加以利用。

5.實現會計檔案數字化信息資源的區別共享。

會計檔案的存在價值更多地要體現在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應該包括相關單位用戶，甚至更大范圍內的共享利用，這就需要實現會計檔案數字化信息的資源共享。在互聯網時代，無法實現資源共享的會計檔案，其存在和利用價值將會大打折扣。當然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應的會計檔案資源利用規定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據各單位的不同具體情況，對會計檔案數字化資源實行分級、分網、分權限地共享利用。可以將可資源共享的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、其他個人用戶，他們根據自己所擁有的相應權限，可以利用相應的會計檔案數字化信息資源。

三、會計檔案數字化管理的安全保障

1.重視會計檔案數字化系統的安全管理。

在實現會計檔案數字化管理的工作過程和服務過程中，要將安全管理放在重要位置，強化安全意識，采取安全措施，進行安全風險評估，建立一整套安全標準體系。隨著21世紀逐漸進入到信息時代、互聯網時代、大數據時代、云計算時代，計算機技術、互聯網技術、云存儲技術、大數據挖掘技術的有機融合，都為會計檔案數字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學技術是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會計檔案數字化資源巨大便利性的同時，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強對會計檔案數字化管理過程中的安全管理。當然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實現的，只有采取多重安全保護措施，才可以將會計檔案數字化資源的安全性盡可能地提高。

篇7

1.“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2.“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內對單位資金享有財務核算權和資金使用的監督權，無支配和使用權。

目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：

一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。

二、會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規范整理，混亂堆放在柜子里。

綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現為：

1.有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

2.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

3.會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

4.財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。

5.會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：

1.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

篇8

1.醫院財務信息化管理模式尚未建立

隨著醫院財務信息化管理的開展，醫院方面也相繼開始各個方面的信息化管理建設，但是由于醫院財務管理涉及部門較多，盡管醫院門診收費、藥方收費以及住院收費采用信息化管理取得一定成效，但在管理過程中，仍然存在著私收紅包、人情費用等問題，財務管理與網絡信息化在相適應階段存在著不足，比如信息傳送、資源共享等的滯后性，導致財務信息化管理模式并未完全建立。

2.財務管理者對財務信息化認識不足

其實，較多財務管理者對自身工作并不完全熟悉，也沒有真正認識到信息化管理的本質，僅僅只是表面的認為信息化管理就是用計算機代替人力，對信息化管理的真正核心并不完全了解。尤其是在很多醫院財務管理上，主管醫院財務工作的管理者并不熟知計算機技術和信息化管理知識，對很多信息化管理中的弊端和缺陷不能及時發覺，處理財務能力尚不能夠跟得上時代。醫院的財務信息化建設需要與時俱進,由于財務管理者對財務信息化認識存在問題，不愿接受新知識、新理念，在一定意義上影響了醫院財務管理控制的進步。

3.醫院內部審計、監督機制薄弱

醫院內部控制制度并不完善，這就很容易造成執行力差的問題，加上院方對財務內部控制并不十分重視，讓醫院財務內部控制可操作性不強。在目前很多醫院管理中都缺乏科學、有效、嚴謹的內部監督，內部監督機制的不完整，就容易造成管理漏洞，特別是在漏洞出現后無法第一時間進行修復;未建立合理的財務內部審計，就會缺乏合理的財務內部預警機制，無法形成靈活的財務管理，很容易出現信息失真、信息過期，一旦出現，就會造成嚴重后果。

加強信息化管理下醫院財務內部控制的對策

1.提高信息化財務管理內部控制意識

醫院財務管理的信息化涉及到醫院內部的各個環節，要提高醫院財務管理水平，一定要提高信息化管理意識，讓每一個從事財務管理的人員認識到醫院財務信息化管理的重要性，并主動、認真的利用信息化管理提高財務管理工作效率。首先，做好對醫院財務管理工作人員的信息化管理培訓，讓每個財務管理人員接受新的管理理念，加強信息化管理技術，努力建構一支高素質、高技術的醫療財務信息化隊伍;其次，在醫院選人用人時，盡量增加一些計算機專業的信息化人才，完善財務管理系統。

2.建立完善的財務內部控制制度

制度是保障程序實施的重要手段。這就要求醫院財務管理部門領導依據醫院規模大小、財務流通狀況建立適合本院的財務管理規章制度，做好醫院各部門的經濟核算工作，讓醫院財務管理工作做到有章可循、有法可依，讓醫院各部門重視財務管理，并自覺接受財務審計，確保所有的醫院流通資金是在合理范圍內使用，逐漸提高醫院資金的利用率。同時，做好財務內部控制制度的監督工作，醫院之所以會出現一系列的問題，其重要原因是由于醫院的監督系統不完善，在管理中出現以權謀私，貪污挪用等現象，因此要確保財務管理的透明和公開。

3.加強醫院信息化管理

系統的安全控制采用信息化手段開展醫院財務管理，就需要在重視信息數據的管理和操控，用先進的計算機管理手段防止數據丟失或者數據被竊取的情況。在信息化管理下，醫院財務管理水平得到明顯提升，財務風險也將會明顯增加，其中最主要的財務風險來自于信息化環境帶來的安全隱患，因而需要在各個環節上確保數據的安全性，建立牢固的醫院財務信息化管理安全體系，防火墻、殺毒軟件、防木馬軟件要不斷進行升級，防止信息泄露，對重要的財務信息就需要采用加密技術來實現數據間的相互轉換，防止信息化管理下數據出現錯誤。

4.加強醫院財務檔案管理

為了確保財務制度的推行和實施，就需要認識到合格的財務管理工作者對財務管理工作的重要性。傳統方式下，數據傳遞一般以書面形式進行，偽造有一定的難度，因此防偽程度也較高。但在信息化管理下，信息傳遞都是依靠網絡，財務管理數據同樣依靠網絡，這就需要每個月定期的對各類收費進行審核，重點核查門診病人退費手續情況，對每個月財務系統中的流水賬單做好檔案管理，加強對醫院財務收費環節的管理，避免財務管理工作者貪污舞弊;另外，財務工作者要遵守《會計檔案管理辦法》的相關規定，指定檔案管理負責人，建立完善的檔案管理制度，加強檔案的管理，熟悉計算機的操作，并對日常形成的財務數據進行備份，對財務管理中出現的問題應該技術糾正，重視和認真對待財務管理的基礎工作，做好醫院財務檔案管理。

 

當前醫院財務內部控制存在不足與對策相關文章：

1.現階段醫院財務內部控制工作存在的問題及對策

2.財會畢業論文范文

篇9

為確保歸檔的順利,各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例,制定企業相應的科技檔案管理辦法,明確崗位職責及相應的歸檔流程,規范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件,科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強,難以計量,不能為企業代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識,增強檔案意識,使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作,是對企業歷史負責,為企業實現服務、替企業未來著想,才能更好的使企業得到發展,以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產設備檔案是企業的生產的中樞,它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行,在于設備的維護與管理,設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理,對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收,并做好驗收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如:鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細,會給企業的辦證使用代來很大的不便。

在參加設備開箱驗收進行資料收集時,檔案人員不僅要認真、仔細的收集,還要了解這些設備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時,根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門,供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。

三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產、技術部門的協助下,才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門,平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料,這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄,這都是靠工程技術人員平時的收集來完成;還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強化部門和工程技術人員的檔案意識,使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能,掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。

四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關

在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準確地收集每一份資料,體現收集檔案的準確性。