導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的內容，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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關鍵詞 煤炭企業；檔案管理；工作內容

企業檔案是企業的信息資產，對于企業的生產經營和人事任用具有重要的作用，為企業的發展創造了巨大的經濟效益，是企業管理的重要內容之一。在現階段，加強企業的檔案管理，促進檔案管理工作內容和模式的轉變，對于提高企業資源利用具有重要的意義。

一、實現煤炭企業檔案管理工作內容和模式轉變的途徑

（一）實行企業檔案管理一體化。隨著高科技時代的飛速發展，實現企業檔案管理的科學化、現代化和一體化對于煤炭企業的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強企業檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和各基層單位的生產情況、人事調動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立企業檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確地反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設，隨著網絡的廣泛應用和計算機技術的普及，企業的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設來說，檔案管理部門更需要加強管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等方面相關的規章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質檔案和電子檔案之間的工作關系，保障二者完美結合，使檔案管理工作流程科學化、規范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉變。現今，大多數企業已經開始使用計算機網絡技術來進行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質材料，當前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復雜，浪費企業的人力資源，而且對于檔案的保存、傳遞等都產生不便。且紙質材料容易受環境條件損毀，也不利于檔案的長久保存，可能會造成檔案材料的缺失和內容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產生了一定的影響，所以，要實現煤炭企業檔案優化管理，首先要做得就是對檔案的管理模式進行優化。

隨著信息技術的高速發展，檔案管理系統也在不斷優化升級，為了促進我國檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優質服務。首先，健全檔案網上信息系統，將企業中的檔案信息錄入系統，便于部門進行高效查詢。其次，積極開發利用本地區信息資源，各部門聯合組建本地區人才信息庫，為各部門提供詳細的人才信息，為用人單位選才發揮效力。再次，實現電子材料與紙質材料的聯合，將紙質檔案與信息系統、各項登記聯系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規范之處，及時修正，促進檔案管理的規范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理。現階段檔案管理仍然以紙質檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產單位上交檔案的時間不規范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑經驗在每一個全宗之后預留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學管理，隨著計算機技術的普遍應用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數字化檔案管理應用的實現，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現檔案在分散或集中時的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

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“民生檔案”既是一個非實體表述性的概念，也是一個整體集合的概念。這是由社會實踐中“民生問題”本身的特點與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的：

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隨著信息技術的飛速發展，檔案管理mf"F的內容與模式發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作必須跟上時展的腳步，及時改變思路，改變工作方式，做好檔案管理工作。

一、工作內容的轉變

1.檔案的收集

傳統的檔案以紙質檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進行歸檔即可，一般都是一項議案或一項工程最終的議案結果，缺少中間出現的有意義的創意和方法，也難以體現整個過程。但在信息化時代，人們可以將這些完整地記錄下來，只是有時會分散地存放在個人的計算機中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會失掉這一部分檔案，所以，信息時代的檔案管理者比傳統的檔案管理者更具主動性，他們會在專業人員的指導下主動學習專門的檔案信息接收管理平臺，對電子檔案進行有效收集和管理。

2.檔案的保存

傳統的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因為數量繁多，查閱起來相當費時費力，已經不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設置，在設計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新換代的趨勢。現代化的檔案觀，不但應該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應有能力將紙質文檔轉換成電子文檔。以提高整體檢索速度。

計算機網絡有一定的不穩定性和不安全性，信息丟失或失真現象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對電子文檔進行數據備份，保證即使計算機出現問題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無患，只需使用備份對原來信息進行恢復即可。

3.工作新內容

（1）設備故障安全防范。網絡計算機硬件等系統一旦出現故障，一般會導致計算機存儲的數據完全丟失或者無法保持原有數據的存儲狀態。這就要求檔案管理者在設計檔案管理系統之初就充分考慮到這個問題，積極設置系統安全應急措施，進行數據的異地備份。當計算機發生故障時，積極采取應急措施，或采用操作簡單、比較節約但容易造成最新數據丟失的冷備份機制，保護大部分數據，或采用保證系統應用程序和數據相對安全的雙機熱備份機制，這樣，當一臺服務器出現故障時，另一臺服務器可以及時代替其工作，不至于因為系統維修耽誤工作。

（2）權限控制。權限控制主要是防止對檔案信息進行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對用戶可以訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源進行了一定的限定，并且對能執行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網絡中的黑客。

（3）訪問控制。訪問控制技術的主要任務是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。入網訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網站。

（4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。

二、檔案管理模式的轉變

傳統檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現出來，檔案管理人員可以根據卷宗上標記的保密級別進行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進行控制，只要檔案實體不被復制、拍攝或盜取，就算完成保密任務。對于當下的電子檔案，其信息系統本身就具備較高的安全性，可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。

傳統的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續，歸還之時還要辦理歸還手續。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復制的文件毫無區別，無論進行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發生檔案離館一段時間的現象，更不需要進行歸還，由此節省了一部分人力、物力和財力。

傳統檔案管理中，分類和檢索緊密聯系，不可分割，進行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們為了更好地利用檔案信息，還是對檔案進行了詳細分類。

總之，檔案管理工作要根據時展的需要，不斷進行調整、改革、完善和創新，提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案為社會發揮應有的作用。

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計算機、多媒體技術的不斷發展，給檔案管理工作帶來了新的發展機會，充分利用多媒體技術進行檔案的管理存儲能夠有效的提升檔案工作的信息化、可視化、數字化。從而方便的檔案管理工作更加的準確、迅速。在新時期，傳統的檔案管理工作已經無法適應時代的要求，檔案工作如何在新時代實現工作內容與模式的轉變，也是本文重點討論的內容。

1 檔案管理工作內容上的轉變

1.1 檔案的采集工作

在之前傳統的檔案工作多為紙質檔案，而工作人員只是在檔案單位等待完成的檔案被動過來，之后進行分類存檔，這也就使得收錄的檔案一般都是已經完結的會議、重大事件，使檔案缺少了會議、事件中間重要的過程，也使檔案缺乏完整性，不能夠很好的體現整個過程。但是在這個信息化的時代人們能夠將信息以文字、聲音、圖相多種形式保存下來，給檔案的記錄工作帶來了極大的便捷。在新時代也就需要檔案工作人員能夠走出去，更加主動的對信息檔案進行收集管理。

1.2 檔案的保存

傳統紙質檔案在保存方面需要巨大的人力、物力，并且隨著時間的發展，會產生浩如煙海的檔案，一部分檔案會時間相當的久遠，這就給檔案的查找工作帶來了巨大的難處。在新時代下的電子檔案，能夠非常方便的讓人們對于任何一份檔案進行查找，甚至不必親自到檔案館中，通過互聯網的登陸來連接就能夠實現對目標資料的查找，電子檔案的不僅方便了檔案的收集，大力的促進了電子檔案的傳播。

傳統的檔案工作，還會受到空間的制約，檔案的存儲要占用大量的儲存間和儲存柜，隨著時間的增長檔案的數量會不斷的增加。而電子檔案的存儲完全是信息化，也就不涉及到檔案間的問題。在檔案的工作新時代，檔案工作人員不僅要能夠收集記錄現有的電子檔案，也要有相應的能力，將傳統紙質檔案轉化成為電子檔案。

電子檔案的儲存也存在一些不足，網絡、信息化具有一定的不穩定性和不安全性，檔案信息的丟失在所難免。這也就要求檔案管理工作者，能夠充分的考慮到這一影響因素，增強防護的同時經常對電子檔案進行備份處理，做到即使計算機發生故障問題，依然有備份檔案能夠保留住珍貴的信息，方便對電子檔案恢復工作的開展。

2 檔案工作內容的轉變

2.1 存儲設備安全管理

電子計算機檔案系統一旦出現故障很可能會是所有的檔案會毀于一旦，會導致原有的存儲檔案數據完全丟失，或者影響現有的存儲檔案產生亂碼。新時期檔案工作，工作內容也會走向電子信息化的管理路線，能夠在日常工作中對檔案進行維護、備份。一旦發生問題能夠立即、有效的采取措施，可以采用暫停系統運行的冷備份，對服務器內的現有檔案資料進行全面備份，這樣做雖然能夠保留住原始檔案，但是在停止運行的過程中會中斷新檔案收集、存儲工作。另一方面，檔案工作人員也可以采用兩個服務器交互運行的熱備份，在服務器出現故障的時候，立即啟用備用服務器，這樣能夠保證原始檔案信息的很大程度上的安全，并且不會影響新檔案的收錄工作。

2.2 權限限制

電子網絡的檔案存儲，對于檔案的存儲提供了巨大的便利，但是同時也為檔案保密性埋下了[患，通過互聯網的連接，網絡黑客就有機會入侵到檔案服務器之中。檔案管理工作對權限的限制，能夠防止訪問用戶對檔案進行復制下載、惡意修改、毀檔的不良操作，通過防火墻的設置也能夠有效的抵御網絡黑客的攻擊。

2.3 訪問控制

訪問控制技術的主要任務是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。入網訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網站。

2.4 病毒防治

如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。

3 檔案管理模式的轉變

傳統檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現出來，檔案管理人員可以根據卷宗上標記的保密級別進行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進行控制，只要檔案實體不被復制、拍攝或盜取，就算完成保密任務。對于當下的電子檔案，其信息系統本身就具備較高的安全性，可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。

傳統的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續，歸還之時還要辦理歸還手續。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復制的文件毫無區別，無論進行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發生檔案離館一段時間的現象，更不需要進行歸還，由此節省了一部分人力、物力和財力。

傳統檔案管理中，分類和檢索緊密聯系，不可分割，進行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們為了更好地利用檔案信息，還是對檔案進行了詳細分類。

4 檔案管理人員意識上的轉變

檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變"封閉型"為"開放型"，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。社會的發展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設和完善檔案服務體系，努力創新服務機制，適應新形勢，為檔案事業的不斷輝煌進步貢獻力量。

結束語

提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是適應新時期要求、做好檔案管理工作的關鍵。辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰。

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Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.

Keywords: file; Architecture; solutions

中圖分類號：TU242.3 文獻標識碼：A 文章編號：

1 建筑工程檔案資料的內容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤

等。

1.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

1.3 竣工圖等

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

2 建筑工程檔案的特點

2.1 單一獨立性

即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.2 真實性

工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

2.3 實用性

工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

2.3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.3.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2.3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

3 建筑工程檔案管理需要解決的問題

3.1 檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到 80%左右，較差的單位情況就不同了。

3.2 缺乏統一的管理模式

從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

4 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理

4.1 做好項目實施前的準備工作

先期介入控制為主。在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。

4.2 檔案管理要明確范圍，突出重點

總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等；在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等；在施工階

段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此，要把握重點，抓住主要環

節。

4.3 完善工程項目檔案管理信息系統

檔案管理信息系統用于支持企業在施工過程中及施工完成后的管理工作，是適應現代企業制度要求一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求：(1)以工程項目檔案管理需求為背景，支持企業實現科學化、規范化的檔案管理；(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業務，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護等，以提高企業的檔案管理效率；(3)支持企業的管理層快速有效地獲取相關信息，以便做出科學的決策，推動企業科學化、規范化管理；(4)系統軟件應盡可能結構簡單，使用方便；(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確，查詢檔案快捷、高效。

4.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質

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美國是世界上最先探索政府績效管理的國家之一，美國國家檔案與文件管理署（以下簡稱NARA）績效管理值得我國檔案部門借鑒。

一、NARA績效管理的主要內容

績效（performance）一詞在管理學中被引申為“成績”、“成果”、“效益”，政府績效管理至今并無一個普遍認同的定義，本文采用定義為“運用科學的方法、標準和程序，對政府機關的業績、成就和實際工作做出盡可能準確的評價，在此基礎上對政府績效進行改善和提高。”①按照美國1993年頒布的《政府績效與結果法》要求，NARA通過制定并實施戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告來實行績效管理。

（一）制定戰略規劃

戰略規劃是執行績效法案各項規定的基礎，以結果為導向。NARA最新的戰略規劃是《2006～2016年戰略規劃》（以下簡稱《戰略規劃》），為適應新形勢，該規劃每3年修訂一次。其主要內容包含：NARA的工作職責，6大戰略目標，戰略目標的細化及實施方法等。

1.《戰略規劃》確定了NARA的工作職責

NARA的工作職責是：用守護和保存政府檔案的方式服務于美國民主，確保人們能夠利用檔案遺產，從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對國家歷史的理解而努力。

2.《戰略規劃》提出了6大戰略目標

戰略目標是《戰略規劃》的重點。戰略目標之一是管理政府檔案：作為國家檔案保存者，NARA要繼續提高管理能力和服務水平，有效地管理政府檔案。戰略目標之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質量地著錄所有檔案；按照《美國國家信息安全法令》執行，確保應解密檔案解密、應保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫房；確保公眾及時利用檔案。戰略目標之三是管理電子文檔：應對電子文檔的挑戰，成功地履行NARA在電子時代的責任；滿足聯邦政府和用戶希望繼續利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。

戰略目標之四是提供檔案利用：在任何地點、任何時間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統載體檔案制成數字化副本，推進檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復查閱檔案的書面請求。戰略目標之五是提高城市文明：通過終身學習項目加深公眾對美國國家歷史的理解；通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強對老師和學生的教育；與其他行業合作，展示NARA館藏，提高國家文明程度。戰略目標之六是加強各項基礎建設：提高職工素質、技能和競爭力以適應不斷變化的外界環境；招錄不同類型的員工，更好地服務于不同類型的公眾；大力加強信息建設，服務于NARA的用戶。

3.《戰略規劃》中將戰略目標細化為長期績效目標，并明確了實施辦法

《戰略規劃》將6大戰略目標分解為25項長期績效目標。戰略目標只是大方向，需要長期績效目標加以細化。例如，在戰略目標之四提供檔案利用部分，細化為4個長期績效目標：截止到2012年，網站達到或者超過聯邦政府網站標準；截止到2016年，1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用；截止到2016年，NARA的服務能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。

每個長期績效目標后都有實施方法。例如，“截止到2016年，國家檔案館服務能夠滿足利用者需要”的長期績效目標，實現它的方法是：增加閱覽室設備和人員，調整服務時間以使更多的人越來越容易地利用檔案；增加公共計算機終端以提高網絡利用率，增加縮微閱讀空間；對于公眾關注度高的檔案，例如“9·11”委員會檔案、關鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網絡利用；要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。

（二）制定年度績效計劃

NARA每年制定年度績效計劃，年度績效計劃的目標來自于戰略規劃的六大戰略目標，年度績效計劃是實現戰略規劃的重要步驟。

年度績效計劃的內容包括：闡明本年度績效目標；預測本年度績效指標，績效指標是績效目標的細化；說明為達到本年度績效目標擬采取的方法等。

例如：NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用”。其年度預測績效指標有3項：1%館藏傳統檔案實現在線利用；對公眾公開1940年的統計檔案；為保存和利用檔案改善數字政策。

提高檔案材料在線利用有3個方法：收集已經存在的傳統檔案材料數字化副本并使它們實現在線利用；與其他組織合作，選擇傳統檔案材料并將其數字化；制作原生數字文件，提供網上利用。

（三）制定年度績效與責任報告

在每一個財政年度末向總統和議會提交年度績效與責任報告，包括以下幾方面內容：一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標進行比對；二是如果沒有達到績效指標，要說明原因，以及將來完成績效目標的時間表和路線圖；三是如果某個績效指標是不實際或不可行的，要予以改進或終止。

例如，在NARA《2012年的績效與責任報告》中，管理政府檔案部分中有一項績效指標沒有完成，該項是：對于請求查閱軍隊人事檔案的，要在10日內答復，預期目標是10日內回復率達到85%，實際10日內回復率只有73%。

由于沒有達到預期績效指標，NARA說明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰到朝鮮戰爭時期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時間很緊迫，經常花費幾個月也重建不了一張檔案，而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請，所以沒有實現預期績效指標。

二、NARA績效管理的特點

在《政府績效與結果法案》的支撐下，NARA績效管理呈現如下特點：

第一，長期規劃、短期目標實現有機結合，戰略規劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告三個部分。根據戰略目標確定長期績效目標，進而設定年度績效目標，再明確預期績效指標，這種確定指標的方式層層遞進、相關性高，具有一定的科學性。《戰略規劃》中確定了六大戰略目標、25項長期績效目標，《2012年績效計劃》中設定67項預期績效指標。績效結果只需要將實際表現與預期績效指標進行對比即可得出，方法簡便，容易操作。

戰略規劃具有至高無上地位。《戰略規劃》制定出來后，各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰略規劃制定；年度績效與責任報告緊緊圍繞戰略規劃總結；美國檔案與文件管理署的一些專項計劃，如《信息資源管理計劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰略規劃為綱。

第二，績效管理以用戶滿意為導向。績效取決于用戶滿意度，《戰略規劃》的6大戰略目標都提出以用戶滿意為導向。NARA提出：在民主社會，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務，使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。

第三，績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統評估和用戶滿意度評估等多種評估方式，評價結果比較科學。NARA每年制定年度績效與責任報告進行周期性評估。NARA認為周期性評估對于成功完成戰略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進一步改進績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統”，利用網絡設備從超過70個組織單元收集績效數據，該系統利用數據庫存儲數據對數據進行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估，對用戶進行調查，實現NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對NARA的保管期限和鑒定服務工作進行調查并評估；2007年，對NARA的保管期限、鑒定服務、電子檔案管理、檔案管理培訓工作進行調查并評估。

三、NARA績效管理的啟示

由于法制環境、文化環境不同，我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經驗，但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。

（一）實現戰略規劃、年度計劃、年度總結的有機銜接

2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中期評估工作，發現問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中規定的區縣檔案館數字化率達到50%的目標較遠，有九個區縣檔案館館藏檔案數字化率未達到25%以上，其中，五個區縣檔案館館藏檔案數字化率還未達到10%，極個別區縣檔案館館藏檔案數字化率只有0.21%。②

為落實《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》，北京市檔案局將區縣檔案局（館）和市屬單位的任務分解為53個指標，對內部處室的任務分解成83個指標。③此舉只是將任務分解到責任部門，但是沒有將任務分解到每個年度。

今后，要進一步提高戰略規劃地位，使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》開展。應進一步加強規劃與年度計劃的銜接，明確每年的進度，加強指導、檢查，保證規劃實施的連續性和可控性；年度總結要更加緊密地圍繞戰略規劃來闡述，并說明沒有完成的理由。

（二）加強用戶導向理念

強化績效管理用戶滿意導向，以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標。一是提升網絡服務質量。盡快建成基于“云計算”的區域性數字檔案館，實現檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網站，把網站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統，為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口，實現一站式檢索，改進用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務。有針對性地給特定用戶提供服務，建立“決策參考”專題庫，為領導和有關專業管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務，形成“定向服務”和“小眾化服務”的新模式。三是運用社交媒體服務。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目，鼓勵公眾接觸檔案文件，給檔案做標簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。

（三）改進績效評估形式

我國檔案部門實行五年規劃中期和末期評估，評估時間為2.5年一個周期，與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內容，可縮短評估周期，及時發現問題，保障戰略規劃的完成。

目前，我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主，要實現評估主體的多元化。特別是實行用戶導向視域下的績效評估，即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本，績效評估的重點圍繞服務對象的滿意度展開，在績效評估的過程中提供給服務對象參與檔案館績效評估的機會，增加用戶參與評估的渠道。可以通過設立用戶檔案，其內容包括用戶利用檔案的有關情況和滿意度，定期收集評價信息，跟蹤服務，及時了解用戶情況，促進與用戶之間的信息交流；可以根據用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會，傾聽各個層次用戶的意見；可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息，參與評估工作。

注釋：

①財政部預算司.《美國政府績效與結果法案的內容及實施情況》.http：//.

②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃中期評估報告》[Z].2013.7.

③北京市檔案局.《北京市檔案局關于印發北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃任務分解表（區縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.

參考文獻：

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[8]丁連普.美國聯邦教育部2007-2012年戰略規劃述評[J].世界教育信息，2008（6）.

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中圖分類號:G642.0 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）03-150-02

《信息與檔案管理》是廣東女子職業技術學院文秘專業率先建設的一門綜合性專業核心技能課程。本課程也是根據當前許多企業的信息管理和檔案管理工作需要而開設的。近年來，廣東女子職業技術學院文秘專業在創建省級示范專業過程中，從現代秘書崗位需要入手，以職業能力培養為核心，以實際工作過程為主線，對《信息與檔案管理》課程教學內容進行了認真的選取與重構。

一、教學內容的選取：以職業能力培養為核心

高職課程在教學內容的選取上要體現以職業能力培養為核心。《信息與檔案管理》作為文秘專業一門必修的職業技能核心課程，從確定培養目標到教學內容的選取都體現了以秘書職業能力培養為核心的理念。根據對廣東經濟區域秘書人才需求的調查研究表明，大量的企業需要秘書人才，所以將文秘專業的培養目標定位于企業秘書方向。基于對企業秘書人才需求的調研與分析，明確了企業秘書崗位群的能力要求，見表1。

在上述企業秘書的8個主要職能中，信息管理和檔案管理是其中兩個主要職能。由于檔案管理和信息管理兩者有著天然聯系，因此將兩者整合成一門綜合課程――《信息與檔案管理》。課程目標定位是：“以高職文秘專業培養目標為依據，融知識性、規范性、實踐性為一體，重在培養學生規范化管理信息和檔案的操作技能。”根據企業秘書職業崗位完成信息管理和檔案管理工作任務的要求，將其分解為9大工作項目，即信息管理工作的“信息的收集”“信息的整理”“信息的傳遞和反饋”“信息的存儲”；檔案管理工作的“檔案的收集”“檔案的整理”“檔案的鑒定”“檔案的保管”“檔案的利用服務”，圍繞這9大工作項目來選取必需夠用的知識點作為課程內容。這樣，本課程在教學內容選取上，符合企業秘書崗位職能的需要，充分體現以秘書職業能力培養為核心的理念。

二、教學內容的重構：以實際工作過程為主線

根據職業能力培養的需要選定的必需夠用的知識點，它們還只是一個無序的集合，還不能直接應用于教學，必須按照一定的規律來組織，使之符合教學的需要，從而保證職業能力培養的落實。《信息與檔案管理》教學內容的構建緊緊圍繞工作過程系統化的需求，主要采取如下三個策略。

1.知識點的例化。所謂“例化”，就是在確定了教學內容的基礎上，進一步對就業崗位實際工作進行梳理，歸納或創設出一些能承載學習和訓練內容的工作任務即典型工作，“基于典型工作再進一步創設相應的學習情境，將完成任務所需的相關知識點融入到相應的典型工作任務中去，通過完成具體的工作任務來習得相互關聯的職業知識，從而使知識點的安排服從于所要解決的工作問題。”《信息與檔案管理》課程針對工作任務歸納出相應的知識點，見表2。

2.知識鏈的序化。所謂“序化”，就是“在宏觀層面，根據學生的認知心理規律并結合職業活動順序，以學習情境為單元構建課程內部結構”，每個學習情境就是一個完整的工作任務，把相關的知識融匯在相應的學習情境中，“按情境的遞進順序來序化知識”。通過對信息管理和檔案管理工作過程的分析，將其分解為9大工作任務，完成這9大工作任務需要20個技能，兩者對應起來構成9個教學單元，再按工作順序來排列教學單元。其序化方案見表3。

3.知識面的活化。所謂“活化”，就是依據學生未來就業的適應性及可持續發展來充實課程內容，使教學內容與學生今后的職業崗位需要靈活對接。依據現代秘書崗位群的職能分析，信息管理與檔案管理既是綜合型秘書必備的兩項職業技能，又分別是信息管理員和檔案管理員崗位的專業技能。《信息與檔案管理》課程的教學內容，既針對中小企、事業單位秘書“一職多能”的特點，體現教學內容的“全”，又針對大型企、事業單位秘書分工較細的特點，體現教學內容的“專”，并結合國家秘書崗位能力和知識鑒定的要求，體現了教學內容的“實”。因此，本課程的教學內容兼顧了各類秘書崗位職能及國家秘書職業資格三級秘書證書考試的需要，符合綜合型秘書、信息管理員、檔案管理員職位能力的要求，為學生今后就業的適應性及可持續發展打下良好基礎。

以職業能力培養為核心、以實際工作過程為主線，對《信息與檔案管理》課程教學內容進行選取與重構，這只是實現本課程教學目標的第一步。要達到本課程的教學目標，還必須在課程實施過程中，采取理論教學、實操訓練、現場實習等多種形式的教學方法和手段。希望通過不斷探索與實踐，完善教學內容和教學方法，使培養對象更符合職業崗位及社會發展的需要。

參考文獻：

1.林蘇.《信息與檔案管理》課程建設探討.秘書,2006(11)

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醫院檔案是醫療各項工作活動中形成的最原始的真實記錄，是不斷提高醫學科學技術的基礎條件和基礎環節，是醫院管理中的重要內容。在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可代替的作用。如何有效地開發、利用檔案這巨大的軟科學信息資源寶庫。它以原始憑證性，不可再生及可重復利用性受到人們的關注。檔案運用的合理有效是醫院健康發展的一項基礎性工作，對于醫療活動的基礎規律和未來發展方向具有很強的借鑒。全面加強檔案管理工作的目的，在于充分發揮檔案的作用，為實現醫院建設目標服務。為維護醫院歷史的真實面貌服務。為醫院改革調整工作思路提供準確依據。為調節醫院的形象及患者支持率奠定堅實基礎。為研究本專業業績和科技創新提供第一手資料。是進行科學分析，制定醫院發展方向的好教材，加強檔案的開發、利用實現信息資源共享。全面真實有效地完整發揮檔案在醫療專業中的作用，對醫院的管理水平、醫療水平、科研項目及醫院健康發展的未來具有深遠的現實和歷史意義。

二、醫院檔案管理的現狀分析

1、醫院檔案管理機構不健全，缺乏標準的歸檔管理范圍。許多醫院未設立專門的檔案管理部門，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內容局限，醫院重要檔案資源如：科研檔案、教學檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、病案則分別由各個業務部門管理，各類檔案無法實現集中統一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限。錯過了檔案最佳的收集、整理、歸檔時限。導致醫院檔案文件材料收集內容不夠齊全，整理規程不規范，裝訂質量不過關等檔案基礎質量問題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫院檔案質量。

2、缺乏專業的檔案管理人才。醫院檔案管理工作是一項對政治素質、業務水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開發利用，無一不體現著檔案工作者過硬的專業理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時間少，難以做到及時、完整、全面地收集所需歸檔文件，嚴重制約了醫院檔案管理工作的發展。

3、檔案管理工作重視程度不夠。由于檔案管理工作的主要目的是為各項工作提供服務利用，對于立竿見影的經濟效益和顯著的社會效益難以產生。因此，醫院管理層缺乏對檔案管理工作足夠的重視和支持。普遍存在“重臨床、輕管理，重業務、輕檔案”的意識。認識不到檔案工作對醫院發展的價值和作用，造成檔案工作人員工作熱情和工作主動性逐步減退，創新意識不強。

三、加強醫院檔案管理的措施

1、明確管理內容、制定管理目標。要想提高檔醫院案管理效果，就要對檔案管理的內容有足夠的了解，并根據檔案管理內容制定具體的管理目標。具體應從以下幾個方面入手：（1）醫院檔案管理應明確檔案的類別。在醫院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫療技術檔案等多種內容，針對不同的檔案資料，其管理側重點是不同的，要想提高檔案管理的實際效果，就要明確檔案的類別。（2）醫院檔案管理應提高全面性。考慮到醫院檔案管理內容較多，在具體的管理過程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫院檔案管理的實際需要。（3）醫院檔案管理應提高針對性。基于醫院檔案類型多的特點，在檔案管理中，應根據不同的檔案內容采取不同的檔案管理措施，保證醫院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

2、進一步健全檔案管理制度。為了提高醫院管理的水平，在醫院檔案管理中，基于保證檔案管理工作得到有效開展，通常會制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據。但是隨著檔案信息的變化，以及醫院檔案管理工作重心的變化，對檔案管理制度進行進一步完善是十分必要的。（1）醫院檔案管理制度應增加管理內容。隨著醫院檔案管理內容的變化，醫院檔案制度也需要進行必要的調整，其中主要應增加相應的管理內容，使醫院檔案管理能夠更加完善，進而滿足醫院檔案管理的實際需求。（2）醫院檔案管理制度應提高可行性。在對醫院檔案管理制度進行完善的過程中，應注重提高醫院檔案管理制度的可行性，使醫院檔案管理能夠在具體執行中具有良好的指導性。（3）醫院檔案管理制度應提高科學性和合理性。醫院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據，只有保證其科學性和合理性才能更好地為醫院檔案管理工作服務。因此，提高檔案管理制度的科學性和合理性是十分重要的。

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一、醫院檔案管理的重要性

在醫院的日常管理工作中，檔案管理作為一項主要的工作內容，通過醫院的檔案管理工作，能夠更好的實現醫院管理的科學化水平，對于提升醫院的社會服務水平有著重要的意義。同時醫院的檔案管理工作有利于更好的處理醫生與患者之間的各種關系。因此，提升醫院的檔案管理水平，對于醫院日常工作的開展、提升患者與醫生的關系，發揮著重要的作用。

醫院的檔案建設與管理是在逐漸發展的過程中形成的。醫院的檔案作為醫院的財富之一，加大檔案管理工作的力度，對醫院的業務分析、經驗總結等關系巨大。同時，檔案作為醫院就診患者的文字記錄，關系到患者的健康與醫學的發展。并且醫院的檔案管理工作水平是衡量一個醫院整體管理質量的指標。所以加大對醫院的檔案管理，是醫院更好的發揮其功能的基本要求。以前傳統的檔案管理模式已經不能夠滿足醫院現代化管理的要求。因此，在醫院檔案管理工作中，適應時展的要求，需要加大對醫院檔案管理工作的認識。在認真收集檔案的基礎上，保證檔案的質量和管理水平，在提升醫院檔案管理的科學化、信息化水平的前提下，提升檔案的利用與開發的水平，實現檔案管理工作的現代化。

二、醫院檔案管理存在的問題

1.房產權檔案管理的抗風險能力需進一步提升

醫院檔案作為一項非常重要的材料，當前在我國的醫院檔案管理的過程中，其抗風險能力尚不能全面的應對各種風險。這主要是受經濟等因素的影響。當前我國的醫院管理部門雖然做好了一些基本的檔案保護手段的應用，但是在遇到一些不可抗災害的時候，醫院權檔案的保護抗風險能力不足，就即刻的凸顯出來。例如：各種原因的火災、地震等引起的檔案破壞問題，嚴重的影響了醫院檔案管理的安全性。

2.醫院檔案具有明顯的時代特征

因為我國醫院的檔案跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，醫院檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經濟與社會快速的發展背景下，新時期的醫院檔案管理方法等出現了明顯的變化，醫院權檔案的數字化、信息化等時代烙印突出。但是，在醫院檔案管理的過程中，由于管理人員的專業能力參差不齊等因素。使得管理的過程中，不能夠及時的發現問題、解決工作中存在的問題、醫院檔案管理不規范等等，都會影響醫院檔案管理的效果。

3.醫院檔案形式有待于進一步的豐富

在一個完整的醫院檔案里面，處理包含文字說明、圖表等內容外，對于一些特殊的還要具備關于醫院的照片、音視頻等資料。但是在時代不斷發展的過程中，這些資料已經不能夠很好的滿足社會管理與人們的需求，加之醫院檔案管理工作的特殊性，如果這些內容載體受到損壞，將會帶來不可挽回的損失。因此，在醫院管理的過程中，對于一些特殊的檔案材料，一定要安排專人負責。而且要不斷完善醫院管理的制度，加大制度管理對醫院檔案管理的促進。

三、新時期醫院管理質量的有效策略

1.提升醫院檔案管理的基礎性工作質量

新時期醫院檔案管理的一個重要特征就是其數字化管理。因為醫院檔案管理作為一項專業性和技術性較強的工作，管理人員在工作的過程中，只有不斷的提升醫院的清理、鑒定與檢查的質量，才能夠保證醫院檔案資料的完整性和有效性。其次，所建構的醫院檔案材料要簡潔清晰，及時的將醫院檔案中不清晰的內容加以去除。再次，要保證醫院檔案材料中內容的順序與清晰度，保證數字化醫院檔案的質量。

2.做好醫院檔案的保存工作

數字化檔案管理工作過程中，醫院檔案的安全性，是醫院檔案管理的一個底線。在數字化醫院檔案信息歸納的過程中，數字化檔案的執行憑證、安全訪問與管理過程、數字化檔案的規范化等問題，需要通過針對性的措施，來提升醫院檔案管理的效果。在進行醫院檔案保存的時候，電子檔案保存是一個方面，同時也要做好醫院紙張檔案保存工作。這樣就會有效的提升醫院檔案管理工作的安全性。同時，在醫院檔案管理現代化工作中，一方面要通過逐步的構建醫院檔案信息管理平臺，給業主提供平臺的便捷效果。其次，在醫院檔案管理的過程中，要加大信息安全的建設力度，提升檔案管理的專業化與質量。

3.加強我國醫院檔案管理法律制度的建設

當前在醫院檔案管理信息開放程度較低的背景下，我國需要通過及時的立法、加大對醫院市場信息判斷等管理方法，對當前我國的醫院檔案管理、檔案材料使用、醫院檔案核對等措施，逐步的予以完善，并建立健全醫院檔案的各項管理制度。通過不斷優化我國醫院的市場供求狀況，來提升對醫院市場的調控與管理，這樣的大環境創造，將能夠利于醫院檔案管理效果的不斷提升。由于醫院檔案管理制度的內容涉及的面非常的廣，例如醫院檔案的構建、歸檔、使用、保護等制度，都是制度制定的基本內容。同時因為醫院檔案工作的復雜性與分散性，需要專門的檔案管理人員，以高水平、專業的檔案管理工作方法，來提升醫院檔案管理工作的質量。因此，應該建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴格工作人員的隨意性，應該不斷的加以完善各個科室的工作制度。完善檔案管理的制度。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。

4.提升醫院檔案管理隊伍的整體素質

隨著社會發展對醫院檔案管理質量要求越來越高，在數字化與信息化的背景下，提升醫院檔案管理人員的綜合業務能力，需要通過在職培訓、人才招聘等過程中，實現對醫院檔案管理人員的專業水平與責任意識的雙向提升。以此來構建一支能力突出、業務熟練、責任心強等醫院管理人才隊伍。同時，在醫院檔案管理工作的過程中，要注重吸收與應用新的檔案管理方法與檔案管理基礎，進而不斷提升醫院檔案管理的水平，更好的實現醫院檔案管理為社會服務的目標。從醫院工作的系統角度分析，當前醫院的臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都多多少少的會產生一些文件材料檔案，材料形成的這種分散性會對醫院的檔案收集工作產生一定的。在這種情況下，需要構建有效的檔案管理與收集制度，提升全院職工的檔案工作系統性。為保證醫院檔案管理的有效性，促進醫院檔案管理工作的高效開展，創造良好的基礎條件。

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伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現代化管理的進程。

1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標準規范

n案的標準，規范是現代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現檔案規范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業的檔案管理基礎工作出現問題，出現整體不規范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規整，非常不利于現代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性

檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內容概括，對于檔案中內容不完整的內容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現代化的檢索技術提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎工作要求檔案規范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業會經常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內容，然后再對使用率較低的內容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內容的完整。

2 檔案管理基礎工作現狀

2.1 檔案管理人員的整體素質不夠高

現階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現代化的檔案管理知識，無法適應檔案現代化管理對員工素質的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，而現階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統的檔案管理方法無法適應現代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規范

檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現缺少目錄號或者檔號的命名不規范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務。

2.3 檔案管理的現代化技術普及度較低

現階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現一些人為的失誤。另外，現代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現代化管理進程。

2.4 檔案保管不當造成缺失

現在很多的檔案還沒有完全實現實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現保存不當的現象，有些檔案已經出現少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經完全丟失，無法找回。

3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作人員的素質很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養和職業道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業知識，通過提升工作人員檔案專業知識確保檔案工作人員能夠對檔案進行合理的整理分類，操作規范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現代化發展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進檔案管理基礎工作向現代化邁進

要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現代化技術對檔案信息整理劃分，統一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現在網絡環境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。

3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監督力度

檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規范性，避免出現一些列整理分類的差錯。

3.5 提升員工的檔案意識和服務意識

首先對檔案管理工作人員進行經常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優質的服務保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進行重新整理

現階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內容進行添加，從而確保檔案的規范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結語

綜上所述，檔案管理基礎工作作為現代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現代化管理的進程。

⒖嘉南

[1]于夢.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

[3]許麗英.淺談檔案管理基礎工作在現代化管理的作用[J].經營管理者，2015，11：264.