導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案的安全管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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檔案指國家機構、企業社會組織和個人從事各項經濟社會活動直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據，是規范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個人權益的重要保障，更是推動科學文化發展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實體及電子檔案是發揮檔案作用的關鍵。只有完整、真實、準確地收集有價值的檔案，規范、合理地保管和保存原始檔案，科學地分類并做好登記工作，才能最大限度地發掘利用檔案的價值。

一、實體檔案的特點及安全管理

（一）實體檔案的特點

實體檔案相對電子檔案而言，實體檔案專業性強。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案。實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等，這是實體檔案最顯著特點。

（二）實體檔案的安全管理

要堅持常規安全管理。根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質不同，有針對性地分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實體檔案，需要利用科學手段及時進行搶救，并對檔案數字化信息進行異地、多地、多材質備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進行復制，并用復制件代替原件提供利用。要執行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質和檔案內容的損毀、丟失、泄密事件的發生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。要加強檔案安全體系等建設。要全面開展檔案安全體系的建設。加強檔案管理體系的理論研究；執行相關國家政策和法律法規；做好人員、技術、經濟保障等。檔案安全工作，實行總監負責制，領導重視全員參與，專人負責；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機構做好協調和配合，避免出現銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點及安全管理

（一）電子檔案的特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設施及技術設備都在發生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時形成的電子文件，按照檔案管理規范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統融合可使檔案目錄信息自動生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實現資源共享。電子檔案的處理環境是計算機和網絡終端，為此不受時間和空間的限制。存儲空間小，容量無限大。電子檔案占據極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現形式多樣、全面、形象、生動、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災害、電磁干擾、電源故障、設備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴重后果。在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方法，加快構建應急檔案的長效機制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。并嚴格規定存儲介質的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲介質泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實性，電子檔案的內容須預先進行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內，只允許指定負責人員進入。檔案工作，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是為社會、企業提供現代化建設史料研究，開展各項工作的根據和條件。隨著科技的發展，檔案的形式和管理方法都在不斷發生著變化。

電子檔案只是在檔案的發展變化中出現的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理地將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發揮各自的優勢，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構建三維檔案安全管理系統，主動適應新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區服務事業部

〔參考文獻〕

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關鍵詞 電力檔案；安全管理；規范措施

所謂的檔案安全管理所指的是檔案管理的相關企業、單位為了防止檔案受到外來因素或者自身因素導致檔案丟失或者損耗而做出的管理工作。通過安全管理的規范化措施可以有效地防止安全事故的發生，在最大程度上延長了檔案保存的周期，能更好地發揮檔案資源的作用。

一、電力檔案安全管理規范化的重要性

關于電力檔案就是電力部門內部工作以及事務的事實記錄，在整個檔案文件中反映了電力企業的文化、歷史、事跡等內容。伴隨著社會的進展以及市場經濟的發展，市場競爭呈現出越來越嚴重的趨勢。企業為了在這樣的激烈競爭中獲取主動權，就需要頂住供求關系的嚴重制約。在這樣的背景影響下，電力企業應當通過自身的優勢進行分析，及時發現企業缺點。電力檔案所記錄的就是電力企業中所發生的一切真實的大小事務。電力企業相關部門可以通過對這些檔案的分析，針對自身企業發展策略進行科學、合理的規劃與決策。檔案分析以及管理工作，能夠更全方位地為企業提供服務，促進電力企業經營管理模式的深化。電力檔案安全管理是象征一個企業邁進現代化管理的重要標志之一，同時，通過電力檔案管理工作還能反映出企業的管理水平。此外，通過電力檔案，可以協助企業找到錯誤的根源，及時進行錯誤的修正，為企業的發展提高具有一定的促進作用。當前的電力檔案管理工作已經突破了傳統的檔案管理方式，采用了電子檔案以及紙質檔案兩種方式進行存儲，更加方便了檔案的使用性和實效性，提高了企業的工作效率，提升了企業的管理水平。因此電力檔案安全管理的規范化具有非常重要的作用性與必要性。

二、電力檔案安全管理的現狀

對于當前的電力檔案管理工作而言，有一些管理工作人員缺乏一定的認識，從意識上覺得電力檔案管理可有可無，從而放松了自身對檔案管理的工作要求。由于缺乏一定的重視，導致檔案管理工作中出現了缺乏工作責任感、細節處理不到位以及缺少良好的職業道德。由于對電力檔案安全管理工作的不重視，也放松了自我的要求，沒有在工作學習中積累一定的檔案管理理論知識，沒有清楚地意識到電力檔案安全管理的必要性以及對企業發展的重要性。有的電力企業對檔案管理工作缺少一定的宣傳，企業管理人員對于檔案管理工作不重視，消弱了整個企業的檔案管理意識。在一定層面上影響到了企業管理工作與時代需求的接軌。在當前我國市場經濟得到高速發展的背景影響下，電力企業應該做好電力檔案安全管理工作，不斷地規范檔案管理方式，更新檔案管理觀念，通過借鑒與創新檔案管理手段，更加全方位地、真實地反映企業的發展狀況以及經營成果。充分地發揮電力檔案管理工作人員的義務與責任，為促進企業在市場經濟競爭中獲得一席之地而作出相應的貢獻。

三、電力檔案安全管理的規范化措施

（一）建立規范的檔案管理準則。電力企業的發展是一個時間較長、資料較多的過程。在這個企業發展過程中，要想把電力檔案進行全面、真實地記錄是一個非常困難的工作。當前電力企業的檔案記錄人員相對缺少，檔案管理歸檔工作缺少一定的標準化、規范化的管理準則。在這樣的一個工作環境中，容易出現記錄檔案混亂的問題。因此電力企業應該建立起相應的規范化檔案安全管理條例。讓檔案管理工作人員以規范的檔案管理準則來進行約束與限制，通過規范、統一的歸檔標準來指導歸檔工作，有效地提高檔案管理工作效率，提升檔案的真實性與具體性。

（二）加強檔案管理人員專業培訓?，F在的市場經濟正在高速地發展，電力企業管理模式也在不斷地更新與發展。傳統的電力檔案管理工作，都是兼職人員或者是暫時調派的工作人員。進行檔案管理工作時，工作人員沒有熟練的檔案管理工作經驗，對于檔案管理的資料收集與整理、歸檔、記錄、組卷等工作流程完全不了解，從而導致檔案管理工作出現了許多的問題。比如：檔案查閱不方便、檔案資料不完整等問題。這些問題的出現嚴重影響了檔案的利用率。因此應該加強檔案管理人員的專業培訓，有效地避免類似問題的發生，更加規范化、科學化、安全化地對電力檔案進行管理。

（三）加強檔案前期管理，保障檔案管理規范化。電力企業每發展一個項目都是一個長期的過程，從項目工程的開始到結束都會產生許多繁雜的檔案資料，而且這些繁雜的檔案很難進行歸檔，如果在進行檔案管理過程中，要一直待項目結束才進行整理，這樣會造成檔案管理的困難度。因此要加強電力檔案前期管理，從而更好地保障檔案管理的規劃化、科學化更加具備檔案記錄的真實性。

（四）用法律手段來保障項目規范化。電力項目開展的每一個階段的大小事務都要進行檔案記錄，以便在項目完成之后對出現的問題提供檢查的憑證。因此，在進行項目合同合訂時，就需要把檔案管理歸入合同當中，通過法律的手段來保障項目的規范化以及完整性。這也是電力檔案安全管理的重要途徑之一。

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中圖分類號：G26

檔案信息的特殊性，決定了檔案安全管理工作在檔案部門中的重要性，它是做好其他工作的前提，而且從大的角度而言，其還關系到人民群眾的根本利益與改革穩定的發展大局。所以在實際管理工作中，應從思想意識上高度重視的檔案的安全問題，其次還要在規章制度、技術設備、工作人員素質與成立應急預案等方面上下功夫，切實做好檔案安全管理工作，促進檔案工作的可持續與健康發展。

一、增強檔案安全意識與建設檔案安全管理文化

檔案工作人員的素質很大程度上關系到檔案的安全與否，所以必須以文化與素質為本，提高工作人員的檔案安全意識，在檔案部門中營造一種檔案安全管理的文化氛圍。首先可通過檔案安全管理文化道德的建設來樹立工作人員“安全第一，預防為主”的檔案安全思想，增強他們的自我道德（職業道德）、公益道德（不違背社會公共約定與規則）與市場道德（以正當手段獲取利益）；此外可通過建設單位檔案安全管理文化來提高工作人員的道德文化與素質，同時對工作人員要進行安全管理專業知識與技能的培訓與教育，增強他們的管理水平，促使檔案安全管理技術化、科學化。檔案管理人員自身也要明確自己的職責，主動學習檔案安全保管工作的新技術與新技能，以適應新時期下的檔案安全管理工作的要求。

二、建立健全各種檔案管理機制，使管理規范化、制度化與科學化

一套完善的管理制度是檔案安全管理的關鍵。企業要具體情況具體分析，建立并完善符合本單位發展的檔案管理機制。各種檔案管理機制如《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案管理人員崗位職責》與《檔案查閱利用制度》等，都需不斷健全與完善。具體可實施安全領導負責制，由單位領導帶班負責，明確各人員的工作職責，切實將各項工作落實到位；實行專人保管檔案的方法，由專人查閱、登記、記錄，集中歸檔，同時要對檔案庫房的電子、文書與“十防”等檔案信息做好保密工作，還要安排人員對防盜門窗、檔案柜、溫濕度計、火警自動噴淋系統與電源電線等硬件設備進行定期檢查與維修，排除各種安全隱患，防止紙質檔案出現霉變或是缺漏等現象?？傊瑱n案部門應遵循相關的檔案管理制度，各司其職，做到管理的制度化、規范化與科學化，促使檔案安全管理工作順利進行，保證檔案的安全。

三、建設檔案管理工作人員隊伍，增強其業務素質

在如今的知識經濟時代之下，人才是檔案管理工作的關鍵。所以應引進大批的綜合能力較強的新型人才，他們須具有相關的專業知識理論，同時還應博采眾長，了解現代化科學技術。這樣的新型人才，才會對檔案管理工作更加容易適應，其穩定性也更強，并且還可以解決檔案管理庫房發生的突發事件或復雜情況[1]。

四、加強硬件設備建設，采用現代設備管理

在建設檔案庫房之初，就要考慮到硬件設備如墻壁的保溫隔熱、抗電磁干擾、防盜門窗、電源保護、防火等的配置，要保證檔案庫房的硬件設施能夠最大限度地滿足檔案安全管理的要求。同時應及時更新管理設備與硬件，并調用可以適應和掌握現代設備管理的技術人才，如加密文件的密碼設置與保管，防止網絡中毒，檔案信息被惡意攻擊、篡改與竊取，達到人與技術完美配合，為檔案安全管理掃除障礙。

五、防范風險，成立應急預案

突發的自然災害如地震、火災、泥石流、臺風等會對檔案信息造成破壞性的后果。另外，檔案信息有可能因為工作人員的一時疏忽或是檔案管理體制的不完善而遭到泄密、竊取與攻擊，所以檔案管理部門需針對這些隱患進行有效防范，比如在檔案部門或是辦公場所的顯著方便的地方放置滅火器，并對其進行定期檢查以保證有效，應預留消防安全通道；檔案庫房內嚴禁抽煙、使用明火與不能擺放易燃易爆物品；庫房由專人看管，配備兩套鑰匙，一套歸管理人員使用，另一套則由單位領導保管備用；對檔案信息異地存儲備份，重要檔案還應保留其復印件，以防止信息損失；加強對檔案的監控，及時記錄登記進出庫房的檔案，并應及時清點檢、查與歸還上架[2]。此外，要針對意外事故的發生成立怎么搶救與轉移檔案信息的應急預案。

六、結束語

不管是紙質檔案材料還是電子檔案信息的安全，檔案管理部門都需要不遺余力地去管理好與保護好。紙質檔案受外界因素影響大，溫度、濕度、磁場、光線、灰塵、機械震動與有害氣體等因素均會或多或少對紙質檔案信息的保存產生影響。電子檔案材料則有可能遭遇到突發事件、計算機病毒感染或被惡意竊取等情況。因此，絕不能對檔案管理工作有所松懈，應從各個方面入手，確保檔案的安全。

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1 檔案信息電子化安全管理的現狀

1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

1.2 在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

1.3 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.4 檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化安全管理了。

2 檔案信息電子化安全管理的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3 檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館 室藏檔案資料 紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

3.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館 室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

3.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.3 檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

3.4 檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

3.5 檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

4 檔案信息電子化安全管理的拓展服務領域

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隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現代化管理模式。

一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環節就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業知識和專業設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。

（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據展開維護。

（四）自然保存環境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發生洇化、擴散的現象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環境，它可能就會發生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發生變形。一旦光盤表面發生細微彎曲，數據讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環境，磁性載體涂層粘合劑容易發生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養基、繁殖地而引發了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數據發生丟失。

3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。

（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：

1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》標準，前者規范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規定。

2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環境和設備的安全、良好的室內環境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環境等方面保證計算機網絡系統的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護。四是重視、做好數據庫備份與恢復工作，確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。

3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養更多高素質、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現電子文件的連續管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統一協調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數據、設備環境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數據進行統一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網絡可以實現電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網絡實現了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。

3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產業發展研究院（CCID）簽發了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。

三、結語

要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業的發展。

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檔案信息逐漸走向數字化管理是必然趨勢,但在檔案信息化過程中,出現的安全問題制約了檔案信息化的進程。如何確保信息化檔案的完整與安全,成為當前檔案管理者的重要課題。

一、檔案信息化管理的作用和意義

電子檔案管理信息系統的建立,可以提高檔案工作的效率,方便用戶的使用,加強檔案的保存,提高檔案利用的效率,對維護和保障單位的合法權益,促進兩個文明建設具有重要意義。具體優勢如下:

(一)檔案信息的傳遞量和服務對象的數量大大增加。由于數字信息占用空間小,信息傳遞不受空間的限制,隨著計算機通訊網絡的不斷延伸,所能鏈接的用于存儲和管理數字信息的服務器和存儲設備及服務對象的數量將加速增加。

(二)時間的延續性,可以24小時服務。

(三)檔案數字信息網絡檢索方便,傳遞速度快。

(四)可以根據利用者的需要,提供個性化服務。檔案信息網絡服務的出現,是我們提供檔案信息服務的適時的現代化手段。

(五)資源共享,提高檔案的利用率。利用網絡傳輸檔案信息,其有紙質檔案不可比擬的優點,網絡傳輸速度快,檔案傳輸不再受空間和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過檔案管理網絡系統進行查閱,不僅可以查閱所需的信息,而且可以下載電子版的檔案原件,沒有必要再到檔案室進行查閱。這極大地節省了查閱者和檔案管理員的時間。還可以通過檔案管理網絡系統異地查閱檔案信息,節約了人力、物力,大大提高了檔案的利用率。

二、檔案信息化后可能存在的安全隱患

(一)操作系統的安全缺陷

操作系統是計算機最主要的系統軟件,是信息安全的基礎之一。然而,因為操作系統太龐大(如Windows操作系統就有上千萬行程序),致使操作系統不可能做到完全正確。操作系統的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如當Windows出現死機時,按一下復位鍵重新啟動就可以了。但是,如果操作系統的缺陷被攻擊者利用,所造成的安全問題就不能忽視了。

(二)網絡技術本身的安全隱患

網絡本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網絡上的任何信息都是經過重重網站分段傳送至目的地的,任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時,網絡的應用技術發展很快,新技術不斷推動新的應用,而安全技術是一種在對抗中發展的技術,它總是顯得有些滯后,防范攻擊的能力不強,這樣就導致網絡安全的脆弱性。

(三)管理人員素質問題

據有關資料顯示,80%以上的檔案管理人員沒有受過正規的計算機安全培訓,缺乏計算機與網絡信息的安全意識,致使網站遭到攻擊。

三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略

(一)加強對檔案管理人員素質培訓及安全教育

在檔案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。檔案管理的現代化,對檔案管理人員的素質提出了新的要求,檔案部門應加強對信息安全意識和安全業務的宣傳與教育,不斷提高檔案管理人員的思想素質、業務素質和職業道德。對現有的在職檔案人員進行檔案現代化管理和計算機網絡等信息技術方面新知識、新技術的培訓和再教育,積極引進復臺型人才,為檔案信息化管理注入新的活力,提升綜合管理能力。應對工作中可能發生的意外事故,及時發現問題和解決問題,維護系統的安全和正常運行,確保檔案信息的完整性。

(二)從管理上加強安全防范

針對信息化檔案的安全問題,安全防范的最高境界不是產品,也不是服務,而是管理,沒有好的管理思想、嚴格的管理制度、負責的管理人員和實施到位的管理制度,就沒有真正的安全。

1.建口可以信賴可以控制的內部網絡。管理好內外網絡的通道,杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網。管理好軟件資產,避免內部人員在計算機上安裝使用盜版軟件,以防引入潛在的安全漏洞,降低計算機系統的安全系數。

管理好計算機的外部設備,防止內部人員在內網計算機上通過移動存儲介質間接地與外網進行數據交換,導致病毒的傳人或者敏感信息、機密數據的傳播與泄漏。

管理好單位個人使用的計算機上的重要文檔,防止相同域內的終端用戶互相調用和操作機密文件。

管理好輸出設備,對于重要電子文檔的打印,要進行嚴格的登記和日志管理。

管理好內網客戶端,在單位局城網上建立起嚴密的監控點。

2.實施強審計管理。所謂強審計,就是利用日志對網絡上的行為、蹤跡進行監控,并能事后取證的技術。但是,與傳統的計算機日志相比,強審計的日志是不能隨便刪除、修改的。如果要修改或刪除,必須系統管理員、審計員及單位領導同時進入系統才能刪除,從而有效保護內網。

強審計技術一般包括五個方面的內容:一是網絡審計,防止非法內連和外連;二是數據庫審計,對數據庫的讀取行為進行跟蹤;三是應用系統審計,例如公文流轉經過幾個環節,必須有清晰的記錄;四是機審計,包括對終端系統安裝了哪些不安全軟件的審計,并設置終端系統的權限等;五是介質審計,包括光介質、磁介質和紙介質的審計,防止機密信息通過移動U盤、移動硬盤、非法打印或照相等多個環節從信息系統中泄密。

3.檔案信息的數據備份和容災。理想的數據保護解決方案應既能解決業務對高性能與可用性的需求,又能解決備份與恢復管理問題。目前,數據備份與容災能力已成為存儲安全保障的重要標志。容災備份就是指通過特定手段和機制,在各種災難損害發生后,仍能最大限度地提供正常應用服務的信息系統。它可分為數據備份和應用備份。數據備份需要保證用戶數據的完整性、可靠性和一致性。對于提供實時服務的信息系統,用戶的服務請求在災難中可能會中斷,應用備份必須提供不間斷的應用服務,讓客戶的服務請求能夠繼續運行。

(三)保障數字檔案安全的技術措施

數字檔案是技術的產物,因此,運用先進網絡技術和信息安全技術是確保數字檔案安全的重要保障。

1.計算機和網絡防火墻技術。防火墻是網絡之間執行訪問控制策略的系統,是硬件和軟件的組合體,它保護內部網絡免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權訪問。防火墻的實現技術主要有:包過濾技術、服務技術、狀態監測防火墻技術等。

2.檔案信息加密技術。密碼技術是網絡安全技術的核心,是提高網絡系統數據的保密性、防止機密數據被外部破解所采用的主要技術手段。采用加密技術可以確保數字檔案內容的非公開性。加密技術通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息,以達到保護數據安全的目的。數據加密技術可分為兩類:對稱型加密和公鑰密碼算法。

3.檔案信息防寫技術。防寫技術,即將數字檔案設置為“只讀”狀態,在這種狀態下,用戶只能從計算機上讀取信息,而不能對其進行任何修改。在計算機外存儲器中,只讀光盤只能讀出信息而不能追加或刪除信息;一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出,可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改數字檔案的內容,保持數字檔案的真實性和可靠性。

四、結語

隨著檔案信息化進程的深入,大量數字檔案的安全問題已經擺在檔案管理者面前,如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷探討和研究。

參考文獻:

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（一）電子檔案的信息安全隱患。由于電子檔案不受時間、空間的限制，并不具備傳統的紙質檔案的物理特性，很難擺脫計算機的依附性。所以說，脫離計算機系統的電子檔案則不現實，主要表現在物理性實體狀態的缺失方面，所以，電子檔案則具有更為嚴峻的信息安全管理方面的問題。比如，互聯網中的黑客入侵、病毒攻擊，這些都給電子檔案的傳輸、獲取、共享帶來了很大的風險。同時，電子檔案還存在容易被篡改的問題，使得信息完整性、真實性受到挑戰，互聯網所具備的共享特點也不利于實現電子檔案的保密性要求，當出現網絡癱瘓或者故障的情況下，則面臨著很大的危機。

（二）電子檔案的載體安全隱患。分析信息時代電子檔案管理，其正朝著實體控制向智能控制的發展趨勢，增加了電子檔案管理中的載體安全性問題。計算機數字技術則是電子檔案出現的基礎，只有保證依存環境下的智能載體安全，才可能實現電子檔案的可利用性。同時，部分電子檔案管理的環節還存在一定的安全隱患問題，比如，相關的辦公環境、計算機機房、檔案信息庫房等場所，沒有按照國家電子檔案管理的要求進行配置，缺乏相應的監控系統，具有不完善的防火防水設備，特別是沒有配置電磁信息輻射泄漏防護設備、抗電磁干擾保護設備等，這些都會造成電子檔案安全性受到很大影響。另外，部分管理人員并不了解電子檔案光盤材質性能，不能為其提供良好的保存環境，產生氧化反應則會影響其使用壽命。

（三）電子檔案的制度安全隱患。電子檔案的社會化服務具有比較廣泛的內容，具體包括，檔案外借制度，檔案信息瀏覽制度以及檔案復制制度等方面。當前，針對電子檔案管理的對外服務方面還存在很多不完善的內容，服務制度還有待于進一步完善，比如，電子檔案的使用權限、電子檔案借閱權限，相應的內容加密處理、嚴禁拷貝措施等方面，存在較為模糊的管理分類問題。同時，內部管理人員的檔案應用權限也存在一定的問題，沒有全面的控制和監督體系結構，主要表現為：一是，內部人員非法外傳電子文檔的問責落實不到位。二是，在進行調用電子檔案的過程中，無法有效實施有效的監督管理。

二、信息時代電子檔案的管理策略

（一）進一步提升電子檔案存儲保管工作，確保電子檔案載體的安全性，應將核心工作落實在電子檔案的存儲保護中。一方面，應該重視電子檔案的外部存儲環境的保護問題，并根據規范標準要求，做好相關的有害物質檢測分析工作，調試適宜的溫度濕度，重視磁場電場的干擾問題，防止電子檔案由于機械沖擊力而受到損壞的可能，結合國家標準條件來規范儲存條件。另一方面，從存儲光盤材質本身考慮，管理人員應該具有高度的責任感，為避免意外擦傷情況出現，或者造成不必要的觸摸與擠壓痕跡，應及時檢測和拷貝電子檔案信息，以期實現其長期可讀性要求。

（二）進一步加強管理人員專業信息素養的提升。為了保障電子檔案信息安全，管理人員應該具有足夠的信息化專業素養，應該有處理必要的信息技術的能力，結合實際的管理要求，應該重視以下幾各方面：一是信息數據備份，這是電子檔案安全管理的重要環節，對于防止信息失真、丟失則是非常關鍵的環節。二是信息加密，結合非授權用戶的竊聽和破壞行為情況，在非公開檔案的傳輸過程中，應該應用必要的加密處理。三是訪問權限控制問題，獲得有效的控制訪問權限也是網絡安全的重要策略方針，保證實現具有權限的用戶的合法操作。四是重視病毒防護，管理人員應該重視網絡病毒的發展情況，積極采用有效的殺毒防毒措施，保證檔案信息庫不受病毒侵害。

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隨著生活水平和消費需求的日益提高，人們對網絡與信息提出了更高的要求。對于具有龐大信息數據量的醫院檔案管理工作而言，如何才能更好的利用現有信息資源和信息網絡進行全面的管理和調度，從而使醫院檔案工作達到真正的“無紙化”已引起檔案管理工作者的高度關注。筆者認為，加強“無紙化”管理主要應該從以下幾方面人手。

1絕對保證網絡安全，堅決杜絕病毒侵入

要想保證網絡系統及信息數據的正常運行，首當其沖的工作就是要保障系統的安全性。如果讓病毒侵入了系統，對于整個企業乃至整個網絡的損失可以說是毀滅性的，是無法衡量的。與生物病毒相比，計算機病毒具有隱蔽性更強，傳播速度更快、更廣，破壞強度更大的特點，如果文件或系統網絡被病毒感染，整個網絡就會被不法之徒所操控，所有的資料和文檔就會被暴露。特別是在經濟飛速發展和數字化集成化高度發展的今天，保護好整個網絡的安全已經和整個企業乃至整個社會的生命緊密的聯系在了一起。要保證網絡安全，具體實施步驟大體分為：(1)嚴防網絡病毒的入侵，安裝硬件及軟件防火墻，定期升級更新。(2)對系統盤、數據盤及時粘貼標簽并采取系列保護措施，做到非緊急狀況不外借，歸還后及時殺毒檢測。(3)對機密文件及檔案卷宗進行加密封存，及時做好備份。(4)對系統及其終端設備進行定期保養和維護。(5)制定安全的規章制度，定期進行機房、資料、軟件等各方面的考核檢查[1]。

2保證電子檔案文件及文字性資料的持續性和資料性

由于電子檔案的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子檔案的讀取軟件至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處[2]。

3落實醫療系統電子檔案的編研原始來源，確保其真實有效

醫院檔案工作首先反映了醫院的基本業務活動，理應服務于醫院的發展建設。多年來，隨著我國經濟體制改革的深入開展，醫療事業的信息化改造也在有條不紊的大踏步前進，各個醫院都進行了大膽的嘗試和摸索，同時也積累了寶貴的經驗和教訓。確保電子檔案的原始性和準確性，可以說是諸多檔案編研問題中的首要問題，因為檔案在法律上的憑證作用就是基于它的原始性。另外，電子文件在形成和傳輸過程中被修改也是一個不容忽視的問題。因此，配備專業的人員進行規范化、細節化、有條理、有步驟地實時監督，及時糾正確保資料的原始性、正確率是一個非常行之有效的辦法[3]。

4減少單位辦公開支，實現醫院網絡共享

“網絡共享”一詞，可以說是現階段計算機網絡發展的必經之路。有了網絡共享，就可以大大減少紙面文件的傳送和收發，縮短了信息文件的傳送速度，可以大幅提升工作效率，減少單位的辦公日常費用的開支。在訪問級別允許的情況下，可以隨時訪問查詢，增刪內容。因此，在整個醫療系統乃至全國醫療行業建立局域網或者城域網便可以真正實現所謂的“運籌帷幄之中，決勝千里之外”，實現同級之間互訪、上下級之間互聯的現代化信息模式，更好地為醫院檔案工作提供一個取長補短、互通有無，接受各級領導工作檢查等的渠道[4]。

5電子文件對檔案工作的影響及對策

傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文件材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統[5]。

此外，由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類[6]。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。因此，關于電子文件對檔案工作影響的對策，筆者認為大致可以簡要從以下幾點考慮：(1)做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。一是轉變觀念，加深對電子文件歸檔工作的認識，二是電子文件與紙質文件同步歸檔。(2)解決好電子文件的保存問題。影響電子文件安全與保密的因素主要有兩個方面。一是技術方面，措施主要有加密技術；訪問控制技術，具體包括入網訪問控制、權限控制、防火墻控制；簽署技術；防寫措施；建立備份與恢復系統。二是管理方面，具體措施是電子文件的制作過程要職責分明；電子文件形成后應及時進行積累，防止信息損失和變化；建立和執行科學的歸檔制度；制定和嚴格執行保管戰略；加強對電子文件利用活動的管理；建立電子文件管理的記錄系統；培養專業技術人員，維護網絡的正常運行。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。(3)使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，利用工作和其他基礎工作構成了一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體式的管理結構。(4)檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。對電子文件的管理，是一項極其艱巨的任務。這絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。要求檔案管理工作者必須全方位地積累和掌握多方面的知識和技能，既要懂檔案管理的基礎知識，又要懂計算機和自然科學的基礎知識；既要懂國際標準化知識，又要懂相關外語知識。所以必須采取措施抓好知識更新，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

6與時俱進，打造檔案智能化網絡化的新時代

隨著我國新時期新思路發展理念的順利實施，打造一個智能化、網絡化的現代化醫院格局，已經是時展的必然趨勢。因此，檔案管理的電子化對管理人員提出了更高的要求，要堅持黨的方針政策，與時俱進。充實和提高自己的檔案管理和計算機業務水平，更新觀念，抓住機遇，迎接挑戰。

參考文獻

[1] 孟慶勇.現代化管理在醫院檔案中的應用[J].臨床合理用藥雜志，2011，11(9)：153.

[2] 孫奇，孫富國，張斌.醫院檔案現代化管理之淺析[J].白求恩軍醫學院學報，2011，11(3)：220-221.

[3] 李琳.計算機技術在醫院檔案管理工作中的應用[J].醫學信息，2009，9(9)：7-9.

[4] 許劍波，姚云華.醫院檔案信息化建設的現狀與對策[J].中國現代醫生，2010，48(1)：87-88.

篇9

隨著21世紀科技的發展和時代的進步，網絡技術的應用越來越廣泛。在這樣大的背景下，數字檔案的管理問題尤為突出，它不僅關系到企業各項工作能否正常運轉和進行，也關系到檔案儲藏的質量要求和壽命長斷，如何保障數字檔案的安全是一項新的巨大挑戰。不管是國家企業還是個人單位都應該將數字檔案的安全管理放到首要位置，建立確保檔案安全的相應管理體系刻不容緩。

1.深入理解數字檔案的內涵

現如今有關數字檔案內涵的定義很廣泛，并且大多數人都走進了數字檔案就是電子檔案的誤區。這是由于當下的電子環境中對文件和檔案的規定不規范，而且，電子文件并沒有得到專門的法律保護，所以，在檔案界，很多人還是將電子文件和電子檔案混為一談。

在我國，多數的檔案學者對電子檔案的定義也全然不同。例如：武漢大學的劉家真教授將電子檔案認定為“電子檔案與電子文件都是以既定的數字形式予以記錄，并可為電子計算機處理”。人民大學的馮惠玲教授則認為“電子檔案就是在指定的計算機系統當中產生并且主要在該計算機中使用的一種檔案文件”。

然而，無論是“數字”還是“電子”，其表達的中心思想都是一致的，只是都有自己的內涵側重點而已?？偨Y歸納這兩種說法，學者和專家們更傾向于“數字檔案”。何為數字檔案？它說的是利用現代技術而形成的，對國家和社會都是具有一定保存價值的，并且經過嚴格的歸納整理后，依賴于計算機保管，可以在網絡上傳輸使用，以數字代碼記錄文字、圖像、聲音等不同形式的歷史記錄。這些數字資源日后將會成為網絡環境中提供檔案利用的主要材料。

2.數字化檔案管理存在的主要問題

2.1安全意識問題

就目前而言，從事檔案管理的工作人員在信息安全保障方面的安全意識還很薄弱。針對數字檔案信息安全管理的重大突出問題，廣大群眾知道的并不是很多，有的人幾乎毫無概念，他們在廣泛使用、查詢數字檔案的同時絲毫沒有意識到某一天這些現存的數字檔案會消失不見。就算是有的檔案從業人員也毫無察覺。不進行主動的保護探討和研究，不采取科學有效的保護措施，這些都是造成數字檔案在安全保障和理論實踐中缺乏堅實基礎的原因。

2.2技術革新問題

信息的發展，也會帶來技術的飛躍，這也就促使數字檔案在信息安全技術上存在了很多問題。盡管信息技術的快速發展解決了部分數字檔案安全保障方面的問題，但是信息技術的日益發展也為數字檔案信息的安全保障帶來了一些新的問題。例如，數字簽名、數字水印等都各有優勢和短處，如何合理選擇、如何完美搭配等諸如此類的問題都等待著進一步的解決。

2.3制度執行問題

現在我國的數字檔案信息安全管理中還存在著許多問題有待解決。首要問題就是數字信息安全管理的水平遠遠落后于其他技術先進的發達國家。再有就是管理制度不夠完善，盡管檔案管理部門都擁有自己的管理制度，但有的純粹就是為了應對檢查，天馬行空，不切實際。有的則是不管本企業、本單位是否適用就胡亂的相互抄襲。這樣的數字化檔案安全管理在執行起來是相當有難度的，甚至偏離了檔案管理的軌道。

2.4無健全管理體系的問題

目前， 雖然數字化檔案安全管理的工作得到了一定的認識和改革，但是在安全策略和風險管理水平上還是存在著很多問題。首先就是數字化檔案的管理水平落后，止步不前，創新改革環節薄弱。其次，缺乏規范的日常操作，職責范圍劃分的不夠明確，工作人員疏忽懈怠，混淆崗位工作內容，擅自修改軟件程序等問題層出不窮。最后，也是最關鍵的一個方面，重要業務系統的計算機密碼不定期進行更改設置，或者過于簡單，這樣很容易被非工作人員進入應用系統而隨意篡改數據或者造成引發數據的流失。

2.5關于培養人才的問題

數字化檔案安全管理的首要因素是人才的培養，這要求要建立數字化檔案信息的管理保障體系，就要具備一些熟練掌握計算機知識的和熟悉檔案管理業務的綜合型人才，可是就目前而言，檔案管理部門很難任用到這樣的復合型人才。還有就是檔案部門難以保留住專業人才，現有的檔案管理人員大多數都素質水平較低，學習和創新意識薄弱，而且絕大多數的數字化信息檔案的工作人員都沒有接受過本部門專業的技術培訓和指導，這也就導致了管理人員在工作上不夠重視、相關工作做的不到位等問題的出現。同時，在實際的數字化檔案安全管理保障體系的建設過程中，檔案管理部門的工作人員對自己本職工作的觀念上還存在著諸多盲區等待糾正。

3.加強數字化信息管理安全問題的防范策略及方法

3.1增強數字化信息檔案管理人員的安全保護意識和工作能力

網絡和數字化檔案信息的安全保護，不只是少數網絡管理人員的職責所在，它需要所有從事檔案管理工作人員都要積極的參與進去，這是因為每個人都有可能無意中就將檔案上的信息泄露出去，所以提高檔案管理人員的安全防護意識就顯得尤為重要了。與此同時，要竭盡所能的發揮出每個工作人員的內在潛質，不但要管理好實體檔案的安全，還要保障數字化信息檔案內容的真實可靠、完整充實。要經常完善安全教育化體系的同時積極普及防護知識，尤其是那些強調帶有高密級風險的數字化信息檔案，一定要增強檔案管理人員的安全防護意識，做到防患于未然。

3.2完善相關的管理制度

無規矩不成方圓，制定并實施切實可靠的安全管理制度，在數字化檔案安全管理方面有著舉足輕重的作用。計算機及網絡硬件設施是保障檔案信息安全存儲和傳遞的重要環節，要建立完善的管理制度，就要制定包括通訊設備、服務器、機房等網絡上允許并支持檔案管理機構的內部系統，還要求包括數字化信息檔案管理系統運行的網絡基礎設施的定期維護等管理制度。要對這些設備的維護、制度的管理落實到相關負責人，責任人要做到恪盡職守，及時發現問題并提出解決辦法。用規范的管理制度來約束檔案安全管理的每一環節，在做到維護數字檔案原始性、真實性的同時也讓人們對數字化檔案的管理有了信任，保證了數字化檔案的規范管理。

3.3增強數字化檔案管理的基礎設施建設

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當前社會是網絡化、數字化、信息化高速發展的社會，信息化條件下許多重要信息及數據都開始采用網絡化管理模式，檔案管理工作也不例外。尤其是檔案工作中最為重要的數據庫一項，當前也越來越多的采用了網絡數據庫進行操作。而網絡化一方面為我們提升了工作效率，加強了各種數據信息的使用效率，但另一方面，網絡環境下也存在著其特有的安全管理問題，如果管理不善，網絡環境下所產生的安全管理問題將會比傳統管理模式所產生的安全管理問題更為嚴重，尤其是對于檔案數據庫來說，數據庫里的信息數據逐漸呈海量增長，其內容更是包括了各行各業，也不乏許多機密數據，如果數據庫的安全管理出現問題，那么影響的將不再是某一個部門、一家企業或者一個行業，甚至將會影響到我國的經濟建設全面發展乃至上升到國防安全范疇，所以加強檔案數據庫網絡化背景下的安全管理勢在必行。

1.當前網絡環境下的檔案數據庫管理現狀

當前網絡環境下的檔案數據庫安全管理問題多，機密數據被泄露、被惡意刪除、篡改等問題也比較嚴重，安全管理不僅會對檔案管理工作的水平提升造成嚴重阻礙，還會制約檔案數據庫的使用與相關其他部門的工作。當前檔案數據庫安全管理問題主要存在著宣傳教育力度不足，無法引起更多人的注意，從而無法有效取得信息溝通，讓違法犯罪分子有了可乘之機的問題，同時在制度建設方面也不夠嚴密，在執行過程中也缺乏監督約束，安全管理工作變成了自說自話，難以在更為嚴格的約束環境中自覺提升管理質量。此外，過于強調制度執行而忽略了文化建設在安全管理方面的積極作用，從而無法激發工作人員參與安全管理的主動性與自覺性，降低了各項安全管理工作的具體執行力度。最后，在專門化管理軟件的開發利用方面力度不夠，許多安全管理軟件都無法切實實現檔案數據庫的安全管理要求，從而給網絡黑客、不法分子留下漏洞，給安全管理造成隱患。

2.提升網絡環境下檔案數據庫安全管理的措施

當前網絡環境下檔案數據庫安全管理存在著諸多問題，這些問題的原因是多方面的，如果我們僅針對某一方面進行加強而忽視其他方面內容，必然在全面加強安全管理的問題上無法獲得令人滿意的答案，所以我們應該針對這些問題，有的放矢尋找解決方法，全面提升各個環節的管理水平，從而促進網絡環境下檔案數據庫的管理質量。

2.1加強安全管理的教育宣傳

任何管理工作都需要爭取更多人的支持與擁護，而想要達到這一目的就必然需要加強相應的宣傳教育工作。對于網絡安全管理工作來說，它不僅僅是某一個部門或者管理人員的本職工作，想要切實加強檔案數據庫的安全管理就必須形成一個良性的管理環境，而凡是涉及到檔案數據庫使用的部門和個人都應該參與其中，應該加強所有人在檔案數據庫安全管理問題上的意識和能力。所以必須加強安全管理的宣傳教育工作力度，宣傳教育應該避免浮于表面，應該從各個部門的具體工作實際出發，將安全管理與日常具體工作有機結合。宣傳教育形式應該多元化，授課式、辯論式、培訓式等，同時重視同級單位之間的交流互訪，為各部門工作人員提供更多學習的平臺。在宣傳教育的周期上應該采用定期學習新技術以及強化階段性管理成果分析研究的方式，從而在思想上形成安全管理人人有責的正確認識。

2.2加強安全管理的制度建設

管理工作想要切實加強，離不開科學規范的制度及有效執行。因此必須針對網絡環境下的檔案數據庫安全管理容易發生問題的所在進行進一步的制度調整和水平升級。首先，要加強數據庫直接管理人員的責任制落實，對于某些極為重要的管理職務和管理項目應該推行終身問責制，從而切實保障責任的有效落實。此外還應該加強網絡設備的維護保養制度及人員崗位制度建設，在堅持專人專崗避免職務交叉的同時，推行輪崗制，輪崗制能夠有效避免長期占據同一職務而滋生的利己主義思想，同時也能夠幫助相關崗位工作人員了解整個管理流程，從而提升崗位與崗位之間的協作性，確保整個管理工作開展更加科學有序并富有成效。其次，以安全管理工作為核心加強績效考核機制建設。最后，要加強監督機制建設，在監督機制建設方面，要推行內外結合的監督約束建設原則，所謂內，就是內部審計，內部審計工作人員不僅包括熟識檔案數據庫安全管理的專門人士，同時也要包括社會專門審計機構的專業人才，這樣一方面能夠確保審計工作的精確性與實用性，避免走形式以及提升審計工作小組對單位的忠誠度，另一方面能夠利用專門審計人員多年來從事同類型審計工作的豐富經驗來提升審計工作的總體質量，幫助單位將審計工作推向更為科學、合理以及規范的發展方向。外部監督約束機制建設方面，就是加強與社會媒體的溝通協作，同時加大社會公眾在輿論監督權履行方面的主動性與積極性，為安全管理工作打造一個積極的外部環境，約束其管理行為，促進管理工作質量提升。

2.3加強文化建設工作力度

現代社會，管理工作想要取得實質性的質量提升，除了要有科學嚴密的制度保障以外，更重要的是要讓被管理人員從被動的應付管理轉變為主動的參與管理，因此文化建設工作在現代管理工作中的重要性也日益體現，只有將制度融合于文化當中才能夠讓內部人員及被管理對象樹立起遵守管理制度的自覺自愿意識，才能夠激發他們參與管理的積極性與主動性。在網絡安全管理工作方面，整個檔案單位共同參與相互協作是重要內容，因此更需要讓文化來推動制度的建立與執行，在制度確立、人員素質有效加強的同時還需要將制度轉化為內在文化，促進工作人員的工作積極性與自律性。安全文化建設最重要的一環就是加強安全學習的組織工作，并通過與個人利益直接掛鉤的形式激發工作人員的參與熱情。

2.4加強數據庫安全管理軟件開發應用

首先，要加快專門化管理軟件的開發及使用。當前市面上有許多信息化管理軟件，但是檔案數據庫的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在訪問權限、訪問時限、訪問者身份以及信息機密性需進行嚴格控制等方面有更多且更高的要求，因此應該進行專門化的軟件開發，軟件開發雖然比成品軟件購置需要花費更多成本，也需要進行操作技能的專門培訓，但是也能夠更好的實現上述管理目的，從而有效杜絕安全管理中的種種問題，因此應該用全局眼光看待這一問題，切不可顧忌眼前成本而放棄長遠發展。

3.結束語

當今社會是網絡化、數字化、信息化高速發展的社會，各項管理工作的提升都離不開信息化手段的不斷改革，對于網絡環境下的檔案數據管理工作而言，網絡條件下給予了管理工作許多便利，同時也帶來了許多只存在于網絡環境下的新問題，這些問題給安全管理工作造成了阻礙，但同時也是我們不斷發展與提升的考驗，雖然安全管理問題不是一朝一夕就可以達到一個較高的水平的，但是相信只要我們不懈努力，必然能夠不斷加強，不斷提升檔案數據庫安全管理水平，從而發揮出網絡數據庫在檔案管理及利用方面的更大作用，推動整個檔案管理及利用的質量大幅度提升。

參考文獻：