導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的要求，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

水文檔案是在水文觀測活動中產生并歸檔的原始觀測材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質等不同領域長期觀測積累的水文變化和洪水旱情預報的情況，為水利和其他國民經濟建設部門提供基礎資料。由于水文檔案資料涉及到的領域多，應用水文資料的行業廣，做好水文檔案管理工作形勢比較嚴峻，隨著信息化的高速發展，網絡、人為、直接和間接管理都可能會發生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來了很大的難處，筆者結合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。

一、實行工作管理責任制

（一）建立法律追究責任制。單位領導干部負責人要擔負起本單位檔案基本工作管理全面責任制，重視和關心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認真履行管理工作規范的領導干部實行責任追究制。還要根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節輕重，依法追究法律責任。

（二）落實行業內部責任制。在水文部門提供給各行各業的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎資料進行數據分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業內部責任制，加強規范化管理。

二、健全檔案管理制度。

（一）常規制度。結合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務制度：一是水文檔案資料的性質確定、變更和解除制度；二是信息及網絡載體管理制度；三是信息系統和信息設備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領導干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業務知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責任考核制度等常規性制度。

（二）日常制度。在單位內部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復印、摘抄、錄制等日常管理制度。

三、完善檔案管理防護措施

（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發生，加強人防、物防、技防相結合的綜合防范體系。

（二）技術措施到位。加強對整個水文系統計算機網絡信息技術的管理：一是要實行分級保護，信息系統要按照規定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術防護，設施、設備要按照國家標準及水文行業信息系統同步規劃、同步建設、同步運行。三是要明確在計算機操作規程中禁止事項。四是明確網絡運營商、提供儀器設備服務商雙方的法律責任，建立規范審查，嚴防因網絡、儀器設備問題損壞檔案資料事件發生。

（三）人防措施到位。水文行業內部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。

（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設施、設備放置場所要符合水文行業標準，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯接過互聯網的，最好是國產的，這樣才能做到萬無一失。

（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設施、設備技術防護沒有達到高標準要求，存在的安全隱患和漏洞的要責令停止使用。

四、開展檔案管理宣傳教育

（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經過很多道工序環節，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業技術規范》的相關規定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認識到位，這樣才會取得實效。

（二）加強檔案管理工作教育培訓。單位應定期對工作人員特別是領導干部和人員進行新形勢下的法律法規、專業技術防范知識等方面的教育培訓，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關法律法規的培訓和學習，或講解一些實際案例作為教育學習材料，利用集中授課方式、個人自學方式等多種學習方式開展檔案管理宣傳教育培訓。讓傳統檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。

篇2

一、煤田地質檔案信息數字化、網絡化是現代化建設的需求

1.以往煤田地質技術資料檔案的歸檔、保存及檢索方式以手工為主，影響了地質測試技術資料檔案的應用效率及測試技術資料的價值發揮，特別是建國初期及六十、七十年代的資料檔案。手工整理其方式趨于落后，查閱起來效率低，且同一時段、同一資料只能有一人借閱，而且技術檔案已易損毀或遺失。

2.現代化信息技術使煤田地質測試技術檔案能及時歸檔，從而促進信息資源能夠得到及時的資源共享。在年終歸檔時，只需向其地質檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到地質檔案管理系統數據原件即可，從而使地質檔案工作人員減少了檔案數據錄入工作。

3.煤田地質檔案部門出于自身管理需要，使用計算機管理檔案形成了大量的現代化檔案信息，使廣大煤田地質勘探人員和工程技術人員可以不出單位，就能與國內的專家進行項目合作，煤田地質測試項目技術數據查詢、學術交流等。

二、煤田地質檔案現代化管理的特點

1.煤田地質檔案信息化水平高，主要表現在以下幾個方面：

(1)由于電子文件可利用互聯網作為傳載工具，這樣就可以方便、快捷將地質測試技術資料存儲起來。

(2)信息技術促進煤田地質檔案資料的利用價值，它能夠真實反映原始資料的基本情況，錄入進去的檔案資料具有相當高的可信度，即使在數據傳輸過程中出現錯誤也能很容易被發現，并能夠得到及時的糾正，從而保證數據的真實性。

(3)煤田地質檔案資料的傳輸速度快，電子文件以二進制比特流的形式傳輸。在局域網上，數據傳輸的速率相當驚人。

(4)不受地域性的限制。這個特點使得辦公室的概念成了一個虛擬的概念，這也是我們組建虛擬檔案室的概念基礎。

2.開放利用是煤田地質檔案管理的重要宗旨。只有積極利用煤田地質測試技術檔案，才能夠充分體現它的價值所在。煤田地質測試檔案是國家軟力量的重要組成部分，它在學術、教育以及意識形態的宣傳領域都有著不可替代的地位。

3.伴隨著信息技術的不斷發展，越來越多的煤田地質資料檔案文件。通過計算機掃描，轉換成PDF或者其他的電子格式，存儲在計算機中或被刻錄成光盤。由于有了相當數量的電子文檔，極大地方便了煤田地質檔案數據庫的建立、資料的計算機查詢和檔案的深度開發利用。地質檔案館不僅非常注重搜集當前形式的電子文檔和紙質文檔，而且對歷史文件也進行轉換存儲。煤田地質檔案管理系統能夠處理各種類型電子文件，對一些特殊的文件類型，該系統主要是將其成果文件管理起來。使用這些成果文件首先要將成果文件下載到本機用相應專業的解釋軟件執行打開這樣就能夠實現對各種類型的檔案進行管理。

三、現代化煤田地質檔案管理工作的目標

1.構建完善的煤田地質檔案基礎數據庫，使煤田地質檔案信息化建設基本滿足煤碳資源事業發展的要求。

2.引進和合理開發煤田地質檔案數字化信息系統，逐步建立方便實用、更新和升級的煤田地質調查基礎信息技術管理體系和機制，逐步建立煤碳資源動態監測體系，便于煤田地質調查評價信息的總結、分析、調查、促進煤田地質檔案工作的高效運行和科學監督。

3.合理完善煤田地質檔案調查辦公自動化為目標的檔案信息系統。

四、對現代化煤田地質檔案管理的幾點建議

1.完善地質檔案目錄搜索信息資料庫。積極推動地質檔案工作的合理開展。全面整頓和規范礦產資源勘查開發秩序。堅決落實《地質資料檔案著錄細則》，按照信息化地質資料目錄數據庫收錄要求，結合地質檔案信息技術手段，盡快對地質檔案進行資料收錄，開發信息化與數字化相結合的地質檔案目錄檢索體系，實現地質檔案的計算機遠程管理系統。實施地質檔案資料的合理應用。提高地質資料認知、資源勘查和地質勘探水平。提升地質檔案裝備水平。提高現有地質檔案利用的效率，增強礦產資源勘查、收錄技術和地質檔案信息資料的研究開發能力，充分發揮地質檔案資料在地質科技領域的作用。

篇3

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）010-176-02

1 引言

進入新世紀以來，計算機技術和互聯網技術飛速發展，現代社會正逐步向信息化、數字化時代轉變。科技檔案在企業或公司中占據著相當重要的地位，在經濟技術的推動下，工作環境也變得日益復雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復雜，工作量多，加大了管理難度，在當前信息化、數字化時代，必須引進信息化管理，對其中出現的問題及時予以解決，從而為公司企業管理提供依據。

2 科技檔案和科技檔案管理

2.1 科技檔案

所謂科技檔案，即是指與生產技術等相關的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農工生產技術檔案、設備檔案及科研醫療檔案等。科技檔案有其特殊性，可表現為以下幾點：（1）和普通檔案相比，科技檔案專業性較強，主要體現在內容性質和形成領域等；（2）科技檔案種類繁雜，特點顯著，其多元性主要是因為生產活動的專業性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實用性。在企業中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業提供相關資料和情報，提升企業的生產力，進而增加企業經濟效益。

2.2 科技檔案管理

科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對科技檔案進行管理，以保證其安全性。科技檔案管理通常包括以下幾點：（1）收集。對科技生產中形成的資料進行采集，將其集中在專業管理部門進行管理，以便最終實現科學管理；（2）整理。對采集到的檔案資料進行處理，按內容或形式特點將其分類，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應對其進行仔細鑒別，按照檔案質量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應處以銷毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術，運用合理的手段和方法，保護檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發揮作用；（5）統計。通過一系列相關參數對科技檔案的數量等方面進行分析統計，對其總的狀況能夠實時了解，起到監督的作用，同時也能夠為下一步發展提供準確的數字依據；（6）提供利用。指發揮主觀能動性，創造一些科學合理的新方法，對科技檔案信息進行深一步開發，以滿足工作需求。

在21世紀，現代信息技術迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進信息技術，依靠計算機技術、互聯網技術和信息化技術組成一個新的平臺，為科技生產活動提供相應的技術條件，為組織管理工作提供信息依據，促進企業的綜合發展，從而提升企業的競爭力。

3 科技檔案管理存在的問題

科技檔案管理工作繁重，且需細心，受諸多因素影響，管理中常會出現各種問題。

3.1 管理模式落后

檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當前信息化時代，許多企業還在使用傳統的管理模式，對新技術有所忽視，雖然也能進行管理，但效率不高，浪費時間，還容易出現失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。

3.2 服務手段滯后

計算機技術已遍布社會各個角落，還在繼續發展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計算機較老，只能做一些基礎的簡單處理，對于最新的計算機以及相關設備（如掃描儀等）則缺乏購置，不能及時進行技術交流和信息分享，不利于其信息資源的開發利用。

3.3 服務方式較為被動

檔案管理部門是為企業提供一定的服務的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務對象和服務內容以及方式范圍等都比較狹隘。

3.4 信息開發力度不夠

過于依賴檔案的統計數據，而忽略了其實際作用，在查閱檔案時，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的解析，以致于良好的信息反饋機會錯失。在引進實例時，沒有將其進行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務等多方面進行管理。

3.5 管理人員業務素質有待提高

在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業技術和專業知識，雖然很少犯大錯誤，但對一些細節往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內環境影響，檔案易出現損壞等現象，學生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實際的生產情況并不了解，再加上態度不認真，在進行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不全。

4 針對科技檔案管理中出現問題的對策

4.1 轉變觀念

首先應對科技檔案管理加以重視，尤其是領導階層，務必要加強檔案信息化建設，將其納入企業檔案信息化建設的總體規劃范圍內，實行崗位負責制，對員工進行績效考核。檔案管理部門應轉變思想，保證有組織、有計劃的管理，以免出現混亂。相關建設經費應算入年度財務預算，并考慮增加檔案的保管數量，引進先進的技術手段，加大成本投入，購置高性能的計算機，其他設備如掃描儀、服務器等設備也應配置齊全。

4.2 創新組織機構

檔案管理需有專門的檔案室和專業的檔案管理人員，同時建立一套完善的管理制度，并嚴格執行。對于檔案管理人員，除了基本的專業知識考核，還應培養其綜合能力，通過培訓，保證每個管理人員都能夠對計算機有個深刻了解，并熟悉掌握實踐操作技能，并提高管理人員的業務素質和道德素質，實現手工型向技術型的轉變，并進一步發展。

4.3 改變管理模式

為保證檔案的完整性和便捷性，應采取統一領導、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實行宏觀領導，對所屬單位，主要起監督、檢查作用，并予以一定的指導，防止出現檔案散化管理的情況。在管理機制方面，總經理負責整個管理，總工程師分管，技術和檔案部門齊抓共管，實行責任承擔制，將責任真正落實。管理方式尤為重要，為充分發揮科技檔案的效用，應實行科學化、標準化管理，積極引進計算機技術和信息化技術，加大信息化建設的力度，合理利用信息資源，從實體保管模式向數字化保管模式逐漸轉變，實現數字化、信息化管理。

4.4 改變管理方法

合理的方法在檔案管理中起著異常關鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統、數據庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數數據接口，都要達到規定標準。注意數據信息在數據庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護工作，通過查找目錄及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設。

4.5 改變服務方式

手工式的管理方式顯得比較被動，為實現主動服務，需對服務方式進行創新。互聯網技術可以不受地域空間限制，同時開通在線服務，實現信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時進行交流，從而促進企業提高競爭力，實現主動服務。

4.6 做好檔案保護工作

雖然信息化檔案管理能夠實現檔案數字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現破損，借閱者需小心謹慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應盡量修復，并隨時保證檔案室的環境適合檔案資料的保管。

5 結束語

科技檔案對企業起著十分重要的作用，加強管理，可以進一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經濟技術的發展，檔案管理方式也應改進，在信息化的大環境下，應引進計算機技術、信息化技術及互聯網技術，逐漸實現信息化的科技檔案管理。

參考文獻：

[1] 閆寶霞.淺談信息時代科技檔案管理工作[J].黑河學刊，2013，28（2）：182-184.

[2] 王麗娟.淺談企業科技檔案管理[J].民營科技，2012，30（12）：231-234.

[3] 徐越.科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].北方經貿，2012，26（10）：170-172.

篇4

現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：

一是學校人事檔案內容信息量少。

學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。

二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。

體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制

我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。

篇5

[中圖分類號] G633.91 [文獻標識碼] A [文章編號] 16746058（2016）170115

實驗室是開展實驗教學的主陣地，是學校教育教學工作的重要組成部分。實驗室規范管理是實驗教學順利開展的基礎，而檔案管理是實驗室管理中的重要環節，但又是薄弱環節。為此，對我縣中小學實驗室的檔案管理（包括賬目管理、儀器使用管理、實驗教學管理等）作出了統一的要求，現提出供同行商榷。

一、儀器的賬目管理

我們強調所有的儀器都要及時登記入冊，使賬目明了。登記儀器的賬冊有：儀器檔案總冊和明細卡。化學藥品不用記入檔案總冊和明細卡中，其屬低值易耗品，應另造冊登記。是上級配發的儀器要有調撥單（裝訂成冊保存）。要做到賬賬相符，賬物相符，單據完整，記賬正確。針對部分實驗員記賬過于簡單和不會記的問題，我們做了詳細的記賬填寫規定。

1.儀器檔案明細卡的使用

（1）檔案明細卡：反映每種儀器的數量、金額及變動原因，要求記錄每種儀器的類別、編號、名稱、規格型號以及購進或損耗、丟失的日期、單價、變動數量、儀器的結存情況等。

（2）應按配備標準中儀器的分類和編號順序分頁記賬，并按順序裝訂成冊，然后裝上封面和封底。

（3）明細卡每頁只填寫一種同名稱同規格的儀器，不同規格的同種儀器也要分頁登記。記錄完正面接著用背面。

（4）除“產品代碼”和“憑證字號”不詳可不填寫外，其余各項均應按要求填寫清楚。

（5）注意成套儀器其“配件”要記錄清楚。

（6）“日期”指該種儀器購進或損壞、丟失或清點時的日期。

（7）“摘要”欄主要說明儀器的來源或變更的原因，填寫時應簡明扼要，如“縣站調撥”“學校自購”“自制”“損壞報廢”“丟失”“清點”“移交”等。填寫“清點”時，不要同時填寫“報廢”，可以先填寫“報廢”，另起一欄再填寫“清點”。每填寫一次“摘要”欄，相應的其他各欄目應接著及時填寫清楚。每行都要填寫有結存的數量和金額。

（8）屬于調撥、自購、自制的儀器填入“收入（增加）”欄，屬于報廢、丟失等的儀器填入“付出（減少）”欄。儀器的增加和減少不能填寫在同一行，應分開填寫。

（9）“結存”欄中的“數量”是指當時現有可用數量（歷年的累計數），不包含“另有可修結存數”的數量。

2.儀器檔案總冊的使用

（1）儀器檔案總冊：反映儀器的總件數和總價值及每年的變動情況。主要記錄每種儀器各學年度配備的情況。

（2）按照學校的配備類別，根據儀器配備標準“基本”欄目中相應的量，填寫好各種儀器的配備標準數。

（3）“現有數”系指首次填寫本冊時實有的儀器數，它包括“可用數”和“可修數”（未報廢、修好可用）兩部分。其中“可修數”系指《明細卡》中的“另有可修結存數”的數量。

（4）“增加數”欄填當年購置增加的儀器，增加一次填入“1欄”，增加2次填入“2欄”。“減少數”欄填當年報廢、丟失的儀器。

（5）每學年度終清點實物一次，把每種儀器的累計數填入“累計數”欄（第一年的累計數=現有數+增加數-減少數；以后各年的累計數=上年的累計數+本年增加數-本年減少數）。因此，每學年度終必須清點實物一次，核查出每種儀器的累計數和金額（金額數從明細卡中算出），最后統計出本學科儀器的總價值，寫在封面相應的年份內。即使當年沒有增加或減少，也要把上一學年度的數據移下來。

（6）檔案總冊以外的儀器另造冊登記。

（7）總冊的數目與明細卡的數目要相一致，與實物數相一致。做到賬賬相符，賬物相符。

即《總冊》《明細卡》

“增加數”=“收入（增加）”

“減少數”=“付出（減少）”

“累計數”=“結存”+“另有可修結存數”

“可修數”=“另有可修結存數”

（8）學校自制的教具、學具應集中上柜，核算成本后單獨登記造冊。

（9）明細卡的填寫式樣（以托盤天平為例）：

（10）總冊的填寫式樣（以托盤天平為例）：

二、儀器的使用管理

儀器使用管理的主要工作是做好儀器設備的使用發放和回收及有關的記錄。儀器的使用記錄檔案是開展實驗教學的重要依據，必須及時地、完整地做好有關的記錄。根據中小學校的不同，記錄也有所區別。

1.所有儀器設備的領用、外借、回收都必須通過管理人員辦理借還手續。做到發放有登記，回收有簽收；按時發放，限期收回。

2.儀器的使用管理中應做好以下有關記錄：

（1）《領、借、用教學儀器記錄本》

①凡屬校外開展實驗、本校課外實驗活動和非本學科課堂實驗教學領、借用儀器的，必須在此記錄本上做好登記手續。

②為簡化手續，方便教學，本學科任課教師課堂實驗教學領用和回收儀器，可直接在《實驗通知單》上辦理簽字手續，不必再在此記錄本上登記。

③小學兼職的實驗教師自己上實驗課使用儀器時，也可不在此記錄本上登記，但要登記在《實驗教學記錄本》的“實驗儀器”欄上。

（2）《實驗教學記錄本》

凡進行實驗時必須及時記錄開出的實驗情況，詳細填寫《實驗教學記錄本》中的有關各項。實驗類型有：演示、分組、觀察、制作、探究、調查實驗等。

（3）《損壞、丟失、賠償教學儀器記錄本》

對在實驗教學中損耗的儀器應及時處理。在使用中正常損壞的儀器（消耗品除外）由使用者填寫并簽名，作報廢處理；非正常損壞丟失（由教師和學生擅自動用或失職或違反操作規程而造成損壞、丟失）的儀器設備，要查明原因，如實登記，按規定賠償。

（4）《教學儀器維修登記冊》

每修理一件儀器設備，都必須做好修理記錄。

（5）《實驗通知單》

①每開展一個實驗教學活動，任課教師都要提前把所需要的儀器設備開列在“實驗通知單”上，交給實驗教師做好儀器及藥品的準備工作。

②小學只有一個兼職實驗教師的，自己上實驗課時可不用填寫實驗通知單，只填寫實驗教學記錄本。

③把實驗通知單按學期裝訂成冊存檔保管。

三、實驗教學的管理

開展實驗教學，是實驗室建設和管理的最終目標，又是學校教育教學工作的重要環節，也是評價實驗教學人員教學工作的重要指標。實驗教學檔案是實驗教學管理的重要內容，在實驗教學中我們要著重抓好實驗教學計劃、實驗教學分析總結和實驗教學記錄等的建立和健全。

1.把實驗教學內容列入學校的教學工作計劃中，每個學期都要制訂有實驗教學計劃，每個學期都要有實驗室工作總結。要求分學期裝訂成冊。

2.按照教材內容和教學大綱的要求，以表格形式開列課程所有的實驗個數和實驗形式（實驗類型）：演示實驗、分組實驗、觀察實驗、小制作實驗、探究實驗、調查、課外實驗等。根據不同的實驗形式組織開展不同的實驗教學活動。

3.每做一個實驗，都要有詳細的記錄，記錄在《實驗教學記錄本》中。是學生實驗的則要求學生填寫好實驗報告單。以往填寫實驗教學記錄本時，很多教師填寫的過于簡單。為此，我們作出了如下的填寫要求：

（1）要求每做一個實驗填寫一頁，同一個實驗不同班級進行的，要分班級填寫，不能合計一頁，每項填寫清楚。

（2）“實驗情況記錄”的填寫，以往實驗教師一般都是寫“效果好”或“完成”等沒有什么參考價值的記錄，為此我們要求所有的實驗情況記錄都要參照以下幾個方面作簡要的有選擇的填寫：①儀器、材料是否準備充分；②裝置連接是否正確；③操作是否規范，常見的操作錯誤是什么；④是否獨立完成實驗，有無忙亂和觀望現象；⑤是否有良好的實驗習慣，實驗后是否按要求整理好儀器；⑥現象是否明顯，讀數是否正確；⑦課堂紀律是否良好；⑧實驗效果如何，是否達到了實驗的目的等。

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中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）48-0217-01

一.引言

檔案真實的記錄著一切活動，既有歷史資料，也有成長過程的見證。隨著計算機技術的逐漸成熟和擴展，信息化技術被應用到檔案管理活動中，提高了檔案管理的科學性和合理性。在信息化檔案管理條件下，要求館員的素質能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。

二.檔案信息化管理概述

1.檔案信息化管理系統的組成

信息化檔案系統由檔案采集系統、檔案管理系統以及網上查閱系統三部分組成。

（1）檔案采集系統：該系統的主要功能是能夠對紙質檔案材料進行數字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統維護、檔案審核四方面，同時能夠在網絡上實現多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應用中非常方便、快捷并且高效。

（2）檔案管理系統：該系統的主要功能是能夠對人事檔案材料進行收集、整理、鑒別、統計、轉遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業務管理以及系統維護四個部分組成。

（3）網上查閱系統：該系統能夠讓人事檔案資料信息進行網絡瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統內的資料不被破壞或竊取。

2.檔案信息化管理的價值和意義分析

檔案信息化管理是我國現代化高科技不斷發展的必然結果。隨著科技的不斷進步，信息技術對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業軟件的開發和使用，很多專業的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。在整個工作流程當中需要制定出健全的政策制度，結合當前相關信息檔案管理工作的難點和原則，同時對今后工作當中應當重點遵循的核心原則，以及基本的指導方向等進行全面和系統化的分析，旨在以此為基礎更好的實現對相關工作和政策理念的健全完善。在不斷的增強檔案信息化管理工作效益的同時還，需要注重對內部人才素質的增強，只有這樣才能夠在深層次之上保證檔案信息化管理工作的建設達到現代化的標準，提升政策制度的工作效益。

三.信息化檔案管理對高素質館員的要求

1.檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求

檔案信息數字化、網絡化是檔案工作的必然趨勢。經過實踐證明，檔案信息化可以讓每一個檔案信息的利用者在任何時間、任何地點利用網絡在檔案管理系統中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網絡系統管理檔案可將傳統的文本圖件方式的檔案信息轉化為數字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲介質存儲起來，從而使得需要存儲時間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲在存儲介質中，避免了傳統信息存儲的缺陷，進而讓每一位信息利用著都能準確快速的獲取所需要的信息。檔案管理信息化對檔案工作者提出了適應信息化的新要求，需要檔案工作者熟練運用各種與檔案信息化相關的電子產品，進行檔案信息的收集、選取、處理分析、儲存和利用。

2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養要求

隨著科學技術的進步，信息化的快速發展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養的概念，信息素養在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發重要起來。怎樣在信息化的環境當中提高檔案工作者的信息素養也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對信息素養的理解主要包括：對信息的真實性和準確性具備精確的判別能力；能夠做到對信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養的相關領域很廣泛，是需要具有特定的素養的，它涉及范圍很寬的知識，包括社會上的、經濟上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學科領域都有著莫大的關系。檔案信息化需要以工作者的信息素養為基礎，了解信息技術的原理，熟悉信息技術的使用方法。信息素養的關鍵是信息獲取、傳播 、處理，包含信息利用在內，相關的領域更廣泛。它是一種熟悉、獲取、評價和利用信息的能力素質，既需要運用熟練的信息技術，也需要工作者有具體的判別和分析能力來做好檔案信息化的工作。

四.信息化檔案管理館員素質培養策略

1.提升綜合素質

首先從提高管理人員綜合素質開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學習計算機技術，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓，并且要開展培訓評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現工作人員內部的優勝劣汰，應當加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設相關措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應當在技術的發展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術的支持，依靠規范化的管理和運行，還應當加強對檔案管理工作的分析。需要注意的是當前檔案信息安全管理是相關項目建設的重點和難點，在實踐的工作之中應當結合傳統工作的經驗，對于相關技術文件，還應當進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應當嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，在實踐當中不僅需要對其中的關鍵層面內容進行分析同時還應當結合今后的改革方向實現對政策的完善和補充，更好的促進檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應當保證其存儲格式的科學性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當前檔案管理工作的基本原則。

2.檔案工作者要再提高認識

檔案工作者要切實提高認識，真正認識到檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質對檔案管理信息化發展的關鍵作用。要全面認識檔案特別是信息化社區檔案的價值作用，擺正心態、樹立責任意識，切實找差距、補不足，轉換角色應對信息技術帶來的挑戰，要自覺學習先進知識、信息技術以及現代管理等知識，努力掌握好外語和應用計算機、網絡技術的能力和水平，堅持長時間多種類學習，讓自己可以順利應對檔案管理信息化的要求。

3.在職檔案人員培訓要再強化

檔案工作者素質的提高除自身因素之外，也需要領導多提供學習和培訓的機會。領導者要多渠道、高頻率為檔案工作者提供學習機會：第一，檔案工作者座談會，通過定期或不定期組織不同社區的檔案工作者進行經驗交流，讓經驗多的、技術能力好的檔案管理員帶動經驗少的、技術能力不好的檔案管理員。第二，組織檔案管理人員到高校學習檔案采集、處理與數據庫加工、信息技術及計算機系統和網絡設計與開發等技術知識。第三，組織專家對檔案管理者進行業務培訓。要根據檔案信息分析、研究和咨詢等分門別類進行培訓，通過培訓，要達到培訓人員系統掌握計算機基礎知識，并能將計算機技術應用于檔案工作流程，熟練使用各種應用軟件的要求。第四，經常組織檔案工作者學習座談會，實現檔案工作者具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力的目標，切實推動適應檔案資源信息化的建設和正常運行。

結束語

檔案管理者的綜合素質能力，決定著檔案管理的科學性和合理性，信息化檔案管理時代，要求館員及時更新知識，學習信息化管理技術，逐步提高管理水平。

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1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

2、人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

5、檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

二、人事檔案管理對策及思考

1、嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

2、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

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二、醫院檔案管理工作者應具備的素質

醫院檔案管理工作越來越重要，對檔案工作人員也提出了更多更高的要求，檔案工作人員只有不斷提高自身綜合素質，才能適應醫院工作發展的需要。

檔案專業工作人員的政治素質。檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

檔案專業工作人員的專業素質。檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

檔案專業工作人員的知識素質。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識。

三、檔案管理人員整體素質存在的主要問題

當前，由于受重視程度不高、資金投入不足等諸多因素制約，我國檔案管理人員的素質參差不齊，主要問題包括以下幾點：

部分檔案工作人員的思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心。隨著改革開放的深入推進和社會主義市場經濟建設的不斷加快，人們的思想觀念和價值取向發生了深刻的變化。部分檔案工作者自認為經濟收入、物質條件和社會地位與一些行業相差甚遠，思想上形成極大反差，道德觀念也發生了動搖，導致事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重提高職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續提升。

部分檔案工作人員專業知識匱乏，業務素質不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業學歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，要通過自學和一定的工作實踐才能對檔案專業知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業技術職稱的人數所占比例偏低。檔案工作人員的素質不高，直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業的持續發展。

管理方法陳舊，缺乏創新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設的重視程度較低，很少提供外出交流學習的機會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，服務效率持續低下。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創新舉步維艱。

四、提高檔案管理人員綜合素質的途徑

加深對提高政治素質的認識。良好的政治素質是檔案人員的內在要求。檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業務工作始終保持正確的政治方向，要有高度的組織性、紀律性，遵守規章制度，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉載須注名來源要加強檔案管理人員的專業培訓，把信息化建設作為檔案專業培訓和繼續教育的重點內容納入培訓課程基礎科目；把掌握和應用檔案信息技術技能水平作為衡量檔案專業水平的一個重要指標納入各項檔案人員考核范疇；著力培養一批精通檔案信息技術的管理人才，造就一支政治素質高、檔案業務精通的管理隊伍。

領導高度重視加大支持力度。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求分管領導進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下高素質復合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業培訓、繼續教育等方式提高檔案人員的素質；二是通過學生分配、社會招聘等多種渠道積極吸引高層次檔案專業人才到檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。

加強業務培訓提高素質和水平。培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。檔案人員的繼續教育水平在很大程度上決定檔案工作者的素質，檔案工作者的素質又在很大程度上決定著檔案事業的總體水平。要樹立檔案教育是終生教育的觀念，廣泛開展多種形式的教育培訓，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業知識培訓等。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構、培養敏銳的檔案意識以及較強的檔案技術能力。

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隨著信息時代的到來，檔案管理也呈現出了信息化特點，并開始向現代化過渡。信息化的背景下，檔案的形成、儲存以及傳遞等工作正發生著改變，這對檔案管理人員的管理素質提出了新的要求。可以說檔案管理人員的素質，直接決定著檔案工作的水平。

1.信息化形勢下檔案工作的特點

1.1電子檔案的形成

互聯網為電子檔案的形成和傳輸提供了極大地便利。特別是隨著當前人事檔案制度的普遍開展，醫院新進職工的檔案基本由當地的人事檔案機構保管，這讓醫院從傳統的人事檔案事務中解放出來。但存在的問題是，醫院如查詢個人檔案信息，需持單位證明到人事檔案機構進行查閱。這在一定程度上給醫院人事工作帶來了不便。電子檔案以其儲存便捷、查閱方便、信息傳輸高效等特點為解決人事檔案的管理工作提供了有效途徑。醫院在進行職工人事檔案前，可以根據需要，通過信息技術把紙質檔案轉化為電子信息留存，為今后查閱利用等提供便利。

1.2電子檔案數據的分析和利用

對醫院人事檔案實行信息化管理，除了為檔案信息的查詢、儲存以及傳輸提供便利外，更重要的是實現檔案數據的分析和利用。通過計算機信息檢索系統，對儲存的檔案信息進行檢索、查詢、比較、選優、排序、分析、統計和輸出，以對醫院人才隊伍人員的素質狀況、學歷、年齡結構等進行及時準確的分析，為醫院人才預測提供各種數據，為制定相關政策提供科學的依據。同時，對人事檔案數據的分析和利用，能夠及時動態的了解醫院人力資源信息的變化及發展趨勢，為人事管理提供同步的信息支持，有效解決了傳統檔案材料利用不便造成的信息滯后帶來的時效性失真。電子檔案通過計算機儲存、加工、傳輸的特點，也大大減少了傳統手工檔案整理和利用發生錯誤的可能性，提高了檔案信息的準確性和完整性。

2.當前醫院人事檔案管理人員素質現狀

2.1人事檔案管理人員配備呈現隨意性，專業素質難以保證

檔案管理工作是一項業務性極強的工作，檔案管理人員需具備一定的檔案專業背景知識和基本的信息化、電子化的計算機操作、統計分析能力，但往往在人事調配上，檔案室往往成為安排老職工的場所，難以滿足當前信息化下對人事檔案管理人員的專業素質要求。

2.2人事檔案管理人員專業技能不高，檔案信息的開發和利用尚未實現

調查顯示，當前很多醫院從事人事檔案管理的工作人員大多是“中途出道”，具有專業知識的科班出身人員非常少見。而且檔案管理人員往往更換頻繁，缺乏必備的檔案管理專業知識與技能，很難保證人事檔案管理工作的連貫性與專業性，更無法適應或勝任信息化時代對人事檔案管理的高要求。

2.3人事檔案管理人員主動服務意識欠缺

傳統人事檔案工作的特點，造成了人事檔案管理長期處于封閉的工作狀態，檔案管理人員也僅僅是被動的提供查閱、借閱服務，根本談不上檔案信息資源的開發利用。隨著人事制度改革的不斷推進，人事檔案資源在管理決策中的價值逐漸顯現出來，檔案管理人員要主動及時的提取人力資源數據信息，并對數據進行分析，為決策者提供信息參考。這就要求檔案管理人員具有超前、主動服務的意識，把握信息需求的方向，充分利用好檔案信息資源的作用。

2.4人事檔案管理的安全意識和責任意識有待加強

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸方面情況，是組織、人事等部門按照黨的干部政策，正確選拔、使用干部的重要依據。因此具有較強的保密性。查閱、借用和轉遞檔案文件都應遵守有關規定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。除傳統的紙質檔案保管的風險外，電子檔案儲存和傳輸中面臨電子數據的網絡安全和潛在威脅的安全問題。

醫院工作的性質決定了它是一個以臨床業務為主的工作單位，這就造成了一種錯誤的觀念，認為只有臨床業務才是最重要，行政工作是可有可無的，檔案管理工作更是邊緣中的邊緣，很多職工對檔案管理工作認識不足，甚至很多醫院領導也沒能從思想上認識到檔案工作的重要性，對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理人員非專業化，安于現狀，不思進取，進而不能主動積極的有所作為。把檔案管理工作只是作為一種“職業”，一種謀生的手段，缺少工作的激情和責任感，這樣的工作態度和環境往往造成工作人員的工作倦怠，進而影響檔案管理工作的發展。

3.如何提高檔案管理人員的素質探討

3.1檔案管理人員隊伍的整體素質有待提高

首先，領導重視是做好醫院檔案管理工作的前提，也是提高檔案管理隊伍素質的基礎和重要保證。檔案管理人員要首先認識到自己工作的重要意義，積極主動的提高業務知識和技能，即使是非檔案專業出身，從事了檔案管理行業，就要不斷通過崗前培訓、進修學習、專家指導等方式，不斷提高業務素質。醫院領導在配備檔案管理人員的時候，要考慮人員的專業性和可持續性，改變現有人員在專業性、可持續性上的欠缺。同時，積極開發利用檔案資源，不斷改變醫院領導和職工對檔案工作的看法，提高對檔案工作的關注和重視。

3.2檔案管理人員的思想政治素質需要提高

人事檔案的內容決定了人事檔案管理的嚴肅性，對檔案管理人員的素質提出了很高的要求。檔案需要真實的反應和衡量個人的諸方面情況，為組織部門考察人員提供參考，因此，良好的政治素養是對人事檔案管理人員的內在要求。人事檔案管理人員要不斷加強自身的政治理論學習，學習黨的方針路線、政策和科學文化知識，了解國內外的形勢，使人事檔案管理工作始終保持正確的政治方向。

3.3提高檔案管理人員的科學文化素質

隨著信息化得發展變化，檔案的內容和檔案的管理的形勢不斷發生著變化，對檔案管理人員的文化知識提出了挑戰。一方面，信息化形勢下電子檔案的出現，要求檔案管理人員具備計算機輸入輸出以及數據分析利用等計算機操作技能。另一方面，隨著現在檔案內容的復雜多變，檔案管理人員對檔案內容的分類、甄別提出了挑戰。因此，在新的時代形勢下，對檔案管理人員的綜合素養提出了更新更高的要求，檔案管理人員要不斷涉獵新的知識領域，完善知識結構，才能適應時展對檔案工作的要求。

3.4增強責任心，發揮積極主動性

主觀能動性是實踐的基礎。要改變醫院人事檔案管理工作的現狀，必須發揮檔案管理人員的主觀能動性，積極主動的工作，增強責任心。主動的學習新方法、新技能，提高檔案工作的效率，轉變檔案管理工作的方式方法，增強工作的內涵，主動與分管領導、以及溝通職工溝通交流，開闊視野，增強自己對做好工作的信心和決心。

3.5提高檔案人員的業務技能素質

檔案管理是一項具有很強專業性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關專業知識外，同時還應具備計算機操作、信息檢索以及統計分析等方面的知識技能，可以說信息化社會的檔案管理人員是復合型人才，需要在工作中不斷學習、補充，逐步提高檔案管理的業務技能。

3.6建立健全人事檔案管理的培訓開發和考核評估體系

檔案管理工作要保持與時具進，需要檔案管理人員綜合素質的與時俱進。對檔案人員的培訓要形成系統的體系，特別是對非專業出身的檔案管理人員，崗前培訓非常重要。檔案管理的考核評估，就是對檔案工作“獎優罰劣”，督促檔案管理人員提高自身素質，以適應崗位變化的需求。在具體的操作中，要注意考核指標的科學合理，突出人性化管理理念，通過考核激勵檔案管理人員的工作積極性。

參考文獻：

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隨著當前信息技術的不斷發展，信息技術已經被廣泛的應用在我們的生活中和工作中，在醫院的檔案管理工作也逐漸的開始應用信息技術。信息技術管理的優勢是十分明顯的，其能夠讓醫院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫院管理體制的一次重大變革。

一、醫院信息化檔案管理的重要性

一方面，醫院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價值的信息資料，通過對信息資料的深入分析，又能夠找到醫院在服務能力、醫療能力等方面的問題，這樣醫院才能制定針對性的措施進行學習和改善。而現代城市的發展促使醫院的規模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統的紙質檔案管理，既浪費紙張資源和空間資源，也容易因為檔案保存不當產生很多嚴重的后果。而信息化的檔案管理系統能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫院檔案信息的全面性和真實性。這樣檔案信息才具有更高的利用價值，也能夠促進醫學技術的不斷提高。

另一方面，醫院檔案管理的信息化能夠增強醫院與病人之間的聯系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務。一般來說，信息化的檔案管理可以實現不同醫院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫院就診，醫生也能快速找到病人的病歷，節省診療的時間；而醫生專家之間也能夠進行更加暢通的學術交流，相互學習借鑒成功的診療經驗。這對于提高醫生總體的醫學水平也具有重要的意義。

二、信息化檔案管理的特點

與傳統的人工檔案管理方式相比，信息技術支撐下的醫院檔案管理有一些新的特點和優勢。首先，信息化時代的醫院檔案管理工作具有較強的時效性。信息技術下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費的時間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫院的檔案管理經常涉及到病人的過往病史、個人信息等等，應該在需要的時候以最快的速度調度出來供病情參考，才能為挽救病人節約更多寶貴的時間。

其次，信息化檔案管理更加重視對檔案的綜合運用。由于紙質檔案搬運起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發揮檔案資料對于醫院建設的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進行一些計算機操作，就能迅速的調取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫院的發展決策提供更多可靠的參考，并促進醫院服務質量的全面提高。

三、醫院信息化管理建設的策略

（一）加強技術建設

醫院檔案管理工作的信息化離不開先進技術的支持，為此，醫院必須不斷引進先進的計算機設備和軟件技術，從硬件技術上為檔案管理的信息化創造良好的環境。這就要求醫院相關部門密切關注該領域的最新技術，花費更多的資金和精力去引入先進的信息技術和軟件系統。醫院應該將傳統的紙質信息轉化為電子信息，并按照一定的規律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫生和病人隨時查詢。同時，檔案管理的信息化建設還應該以提高綜合服務水平為導向，建設檔案管理電子系統的信息平臺。因為大量繁復的檔案編寫工作都是由醫院內部工作人員進行的，而醫生和病人只要能夠通過信息平臺查詢到想要的資料即可。因此，醫院必須建設完善的檔案信息平臺，滿足實際的使用需要。

（二）加強人才建設

當然，醫院檔案管理的信息化必然意味著對專業人才的需求。只有擁有專業的檔案管理知識，并熟練掌握電子信息系統操作方法，同時還具備一定醫學知識的工作人員才能勝任這一工作。醫院引入的大量現金設備和軟件系統都需要專門的人員進行管理和操作，檔案管理及其信息平臺的建設才能正常進行。這就要求醫院建立起一支現代化的檔案管理隊伍，包括建立起健全的人才引進制度和管理制度，以優厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對檔案管理工作人員的培訓，不斷提高其專業技術和思想素質。這樣檔案管理工作人員才能跟上時代的變化，及時掌握新技術，并且以認真踏實的工作態度對待檔案管理工作。

（三）加強制度管理

為了保證醫院檔案管理工作的信息化、自動化進程，醫院還應該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強法律法規的相關宣傳，使檔案管理工作人員認識到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當的利用。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責所在，同時也了解信息化建設應該遵循的規則。另一方面，也要加強對檔案管理信息化的監督，對收集資料、保存資料的過程進行檢查，以保證資料數據的正確性和真實性。檔案管理信息化過程中的各項操作都應該符合規范，避免違規行為。

四、結束語

綜上所述，醫院檔案管理是醫院管理工作中非常重要的一部分，加強醫院檔案信息化管理已經成為當前醫院發展的重要趨勢。因此面對醫院檔案信息化管理建設應當引起高度的重視，采取科學有效的建設策略，讓醫院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。

參考文獻：

[1]唐啟科.醫院檔案管理如何適應醫院信息化要求的對策研究[J].中國保健營養，2012，20：4736-4737.